Lima tips kolaborasi untuk meningkatkan hari kerja Anda dengan Zoom Workplace baru

Salah satu tantangan terbesar dalam berkolaborasi di lingkungan kerja yang beragam saat ini adalah melacak semua informasi yang disampaikan di antara tim dan proyek yang berbeda. Berbagai alat kolaborasi dan saluran komunikasi yang terpisah-pisah menyulitkan semua orang agar tetap mendapatkan informasi. 

Kabar baiknya, berkolaborasi dengan rekan kerja, mitra, dan pelanggan menjadi jauh lebih mudah dengan Zoom Workplace! Kini Anda dapat memaksimalkan hari kerja dengan satu aplikasi yang menyertakan Zoom AI Companion, asisten AI kami, yang membantu Anda mengurangi pengalihan konteks, waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi, dan miskomunikasi. 

AI Companion terintegrasi penuh ke dalam Zoom Workplace, membantu Anda menulis pesan dalam obrolan atau email; mengorganisir ide Anda di papan tulis; serta meringkas rapat, panggilan telepon, dan pesan obrolan. Tidak hanya menghemat waktu dengan fitur seperti prioritas pesan suara di Zoom Phone, AI Companion juga dapat membantu memastikan semua orang berada pada kesepahaman yang sama dengan mengidentifikasi langkah selanjutnya dalam rapat sehingga Anda dapat menyederhanakan cara bekerja dan memaksimalkan produktivitas di seluruh platform.

Kekuatan Zoom Workplace yang sesungguhnya terletak pada bagaimana Zoom Workplace membantu mengatur hari kerja Anda dengan kolaborasi yang efektif, sehingga Anda dapat terhubung secara lebih efisien dengan orang-orang dan proyek yang Anda kerjakan. Berikut ini lima hal yang dapat Anda lakukan untuk memaksimalkan pengalaman baru ini.

Rapat sering kali menjadi titik pusat kolaborasi untuk sebuah kelompok atau proyek. Anda mungkin mengadakan rapat berulang dengan orang yang sama setiap minggu untuk membahas kemajuan proyek tertentu dan perlu mengawasi apa yang terjadi di antara rapat tersebut. 

Lain kali Anda membuat rapat baru (atau rangkaian rapat berulang), pastikan untuk mengaktifkan obrolan rapat berkelanjutan. Hal ini akan membuat saluran obrolan berkelanjutan yang terhubung dengan ID rapat tersebut.

Anda dapat mengobrol dengan grup sebelumnya, melanjutkan percakapan ketika Anda masuk ke dalam rapat bersama, dan melanjutkan diskusi di sela-sela panggilan. Semua dokumen, gambar, dan file yang dibagikan selama rapat dapat ditambahkan ke tab Sumber Daya pada obrolan rapat Anda yang berkelanjutan, yang diatur berdasarkan jenis aset sehingga semua orang dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan.

Dalam tab kalender dan rapat Zoom Workplace yang baru dan lebih ringkas, Anda dapat mengklik setiap kartu rapat untuk membuka detail lengkap rapat tersebut. Di sini, Anda bisa mengunggah item tambahan untuk rapat, termasuk agenda dan papan tulis, sehingga peserta lain tahu di mana menemukannya. Anda dapat mengakses obrolan rapat berkelanjutan di sini, serta memulai obrolan atau mengirim undangan melalui email dari kartu rapat.

Untuk mencoba tampilan baru ini, klik Pengaturan di portal akun online Anda. Aktifkan pengaturan untuk menikmati pengalaman tab Meetings yang baru (pastikan kalender Google atau Microsoft 365 Anda terhubung atau memulai Zoom Mail dan Zoom Calendar). Kemudian, klik tab Calendar di Zoom Workplace untuk melihat jadwal Anda dan menambahkan atau mengakses aset untuk rapat mendatang.

Jika Anda mengelola sebuah tim, Anda dapat memudahkan rekan kerja untuk terlibat dalam semua percakapan yang tepat. Buat ruang bersama di Team Chat dan tambahkan semua anggota tim Anda, lalu tambahkan semua saluran obrolan yang mungkin perlu mereka ketahui, mulai dari saluran seluruh departemen hingga percakapan berbasis proyek — semua orang di ruang tersebut akan secara otomatis ditambahkan ke saluran yang belum mereka ikuti. Seiring pertumbuhan tim, Anda bisa dengan mudah menambahkan anggota baru ke ruang bersama, menghemat waktu dalam proses orientasi dengan memberi mereka akses ke semua saluran yang mereka butuhkan, daripada secara manual menambahkan mereka ke setiap saluran satu per satu.

Untuk memulainya, buka tab Team Chat dan klik ikon +, kemudian pilih Ruang Bersama. Anda bisa memberi nama ruang, menambahkan anggota (Anda bahkan bisa menambahkan saluran yang sudah ada), dan menyesuaikan preferensi Anda. Setelah ruang dibuat, lanjutkan menambahkan anggota dan saluran berdasarkan kebutuhan tim Anda.

Rapat video merupakan inti dari cara tim berkomunikasi dan berkolaborasi, terutama ketika karyawan, klien, mitra, dan vendor tersebar di berbagai lokasi. Namun, pengalaman rapat yang itu-itu saja bisa terasa membosankan, sehingga para peserta menjadi kurang antusias.

Dengan pengalaman Zoom Meetings yang baru, kolaborasi menjadi lebih mudah dan tersedia di ujung jari Anda. Kini Anda dapat berbagi dan mengedit papan tulis dan catatan secara bersama-sama, serta berkolaborasi pada dokumen dari Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box, dan Microsoft Sharepoint, secara langsung di dalam rapat — tidak perlu lagi berpindah-pindah di antara jendela rapat dan dokumen yang sedang terbuka. Cobalah dengan mengklik Bagikan dan memilih tab Dokumen. 

Selain kemampuan kolaborasi yang bermanfaat ini, pengalaman rapat yang baru meliputi:

• Bilah alat yang disederhanakan sehingga Anda dapat dengan mudah mengaktifkan AI Companion, berbagi layar, dan menemukan alat bantu host.
• Tampilan multipembicara baru, yang memberi Anda tampilan yang lebih dinamis pada orang yang sedang aktif berbicara.
• Opsi untuk menambahkan tampilan yang lebih segar dengan warna tema khusus baru dan pencahayaan potret, yang meredupkan latar belakang sekaligus menyorot Anda untuk membantu Anda tampil menonjol. Host juga dapat menambahkan wallpaper ke dalam rapat.
• Kualitas suara yang lebih baik di lingkungan terbuka berkat isolasi audio yang dipersonalisasi, yang membantu suara Anda terdengar lebih jernih selama rapat dan membantu meredam kebisingan latar belakang. 

Bagi karyawan hibrida atau yang bekerja di kantor, memesan meja kerja menjadi bagian umum dari pengalaman di tempat kerja. Jika Anda telah menggunakan Reservasi Ruang Kerja di ponsel atau di portal akun Zoom online untuk memesan meja, kini Anda dapat melakukannya langsung dari aplikasi Zoom Workplace menggunakan tab Ruang Kerja kami yang baru. 

Anda bahkan bisa mendapatkan bantuan ekstra dalam memilih ruang kerja dengan rekomendasi cerdas kami. Di tab Ruang Kerja, klik ikon robot di sebelah kiri untuk mendapatkan rekomendasi yang didukung AI tentang hari terbaik untuk masuk (tergantung kapan orang yang paling sering berkolaborasi dengan Anda telah memesan meja) dan tempat terbaik untuk duduk (tergantung preferensi dan kedekatan dengan kolaborator yang paling sering Anda temui).

Ingin segera menggunakan Zoom Workplace? Perbarui aplikasi desktop Zoom Anda ke versi 6.0 atau yang lebih tinggi untuk mulai menggunakan kemampuan dan pengalaman baru yang disebutkan di atas. 

Nantikan fitur-fitur terbaru yang akan kami luncurkan dalam beberapa bulan ke depan, termasuk Tanya AI Companion, yang akan semakin memudahkan Anda mengakses berbagai kemampuan platform ini langsung dari ujung jari Anda.

Catatan editor: Blog ini awalnya diterbitkan pada bulan Juli 2016 dan diperbarui pada bulan April 2024 dengan fitur dan produk kolaborasi Zoom terbaru.