Mengatasi paradoks kolaborasi: Survei menunjukkan bagaimana tim dapat menghemat waktu dengan AI

Banyak karyawan menghabiskan banyak waktu bekerja dalam tim, tetapi jika tim tersebar di berbagai lokasi dan tidak memiliki alat yang diperlukan, kolaborasinya pasti akan terhambat. Berkolaborasi dari jauh dapat menyebabkan lebih banyak rapat virtual, pesan obrolan, dan aktivitas lain yang memenuhi kalender kita, tetapi menyisakan sedikit waktu untuk melakukan pekerjaan yang berarti atau efektif. Pada dasarnya, tugas tersebut merupakan penghambat produktivitas: membuat kita tetap sibuk, tetapi tidak berkontribusi terhadap produktivitas.

Organisasi menggunakan AI untuk membantu mengubahnya. Alat AI generatif dapat membantu karyawan melakukan berbagai aktivitas, mulai dari meringkas informasi, menulis pesan, hingga mengotomatiskan tugas. Meskipun beberapa perusahaan mulai terjun ke dalam booming AI generatif, ada juga yang masih ragu untuk mengadopsi teknologi ini.

Berdasarkan survei online yang ditugaskan oleh Zoom dan dilakukan oleh Morning Consult,* AI kami dalam laporan resmi bertujuan untuk mengetahui beberapa perbedaan sentimen antara karyawan dan pimpinan terhadap AI, pengalaman, kelebihan dan kekurangan yang dirasakan, serta adopsinya. Secara lebih luas, laporan ini membahas tentang bagaimana karyawan dan pimpinan menghabiskan hari kerja mereka — dan apakah tugas yang paling memakan waktu dapat terbantu dengan AI.

Berikut beberapa penemuan pentingnya:

• Secara global, pimpinan lebih optimis tentang AI daripada karyawan. Sentimen karyawan berbeda-beda menurut wilayah: sikap karyawan terhadap AI di wilayah APAC lebih positif, sedangkan karyawan dari AS dan Eropa belum begitu yakin.
• Pimpinan melaporkan menghabiskan lebih banyak waktu dibandingkan karyawan untuk mengerjakan tugas seperti membuat konsep pesan dan membuat catatan rapat — tugas yang bisa diselesaikan dengan bantuan AI.
• Pimpinan dan karyawan sepakat dengan manfaatnya, tetapi tidak khawatir tentang hal yang sama terkait AI.
• Menyediakan pendidikan dan sumber daya dari atas ke bawah berpotensi mengatasi kekhawatiran karyawan dan hambatan dalam penerapannya.

Lanjutkan membaca untuk mendapatkan pandangan mendalam tentang AI di tempat kerja.

*Morning Consult melakukan survei online yang ditugaskan oleh Zoom dengan melibatkan 11.023 pekerja intelektual purnawaktu (8.010 karyawan dan 3.013 pimpinan tim) di AS, Inggris, Irlandia, Jerman, Prancis, Jepang, Singapura, dan Australia, antara 10–25 Agustus 2023. 

Tim modern yang terdistribusi harus mencari cara untuk berkolaborasi secara efektif saat mereka tidak berada di tempat yang sama. Namun, banyak kolaborasi yang melibatkan tugas yang memakan waktu seperti memberi informasi kepada rekan satu tim tentang apa yang sedang terjadi; mengirim pembaruan melalui email, obrolan, pesan teks, atau aplikasi manajemen proyek; mengadakan rapat terjadwal yang memakan banyak waktu sehingga mengganggu fokus kita; dan pada akhirnya justru menurunkan produktivitas.

Beberapa tugas yang perlu dikerjakan bersama-sama secara efektif, seperti mengirim catatan rapat dan item tindakan, juga dapat menjadi tugas yang menghambat kolaborasi yang efektif. Jika tim tidak paham betul dengan keputusan yang telah diambil atau melewatkan informasi penting, mereka tidak akan dapat bergerak maju. Pada saat yang sama, perubahan prioritas dan fokus pada eksekusi berpotensi mengakibatkan tugas administratif seperti pengiriman pembaruan dan item tindakan terabaikan. 

Di sinilah paradoks kolaborasi terjadi — menuntut kita menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk tugas kolaborasi yang berakhir kurang efektif dan kurang terhubung.

Tidak hanya membantu mengotomatiskan dan memudahkan tugas untuk meningkatkan produktivitas, AI juga dapat mendorong kolaborasi. Pimpinan yang timnya menggunakan AI melaporkan efek positif terhadap kolaborasi. Hal ini mungkin karena AI dapat digunakan untuk mengotomatiskan atau membantu tugas-tugas tertentu seperti berbagi catatan dan item tindakan setelah rapat, menulis pesan, dan menyusun informasi. Semua tugas ini memang penting untuk kolaborasi yang efektif, tetapi juga menyisakan ruang bagi tim untuk berfokus pada aktivitas yang lebih strategis, pengambilan keputusan, penciptaan ide kreatif, dan aktivitas lain yang mengubah situasi.

Saat karyawan dan pimpinan diminta untuk mengidentifikasi manfaat yang paling menonjol dalam penggunaan AI pada pekerjaan, respons teratas berhubungan dengan penghematan waktu — baik dengan mengurangi jumlah tugas berulang, menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, maupun menggunakan waktu tersebut untuk hal lain.

Demikian juga, pimpinan yang timnya menggunakan AI dalam pekerjaan melihat hasil serupa dari penggunaan alat AI:

Dengan mengotomatiskan atau mendapatkan bantuan dengan beberapa tugas rutin, karyawan dapat memfokuskan waktu dan tenaganya pada aktivitas yang lebih penting yang meningkatkan output, menunjang pendapatan, dan mengubah situasi — sehingga meningkatkan produktivitas.

Meskipun karyawan dan pimpinan mungkin setuju bahwa penghematan waktu adalah manfaat yang penting, keinginan mereka mengenai bagaimana sebenarnya mereka ingin AI membantu mereka dalam pekerjaan mereka tidaklah sama. Karyawan tertarik menggunakan alat AI untuk efisiensi dan otomatisasi, sedangkan pimpinan ingin menggunakannya sebagai bantuan selama dan setelah rapat.

Manfaat memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada hal lain terlihat dari hasilnya — orang yang saat ini menggunakan alat AI dalam pekerjaan berkata bahwa AI dapat menghemat waktu mereka. Menariknya, pimpinan yang menggunakan AI dalam pekerjaan merasakan lebih banyak penghematan waktu daripada karyawan: 74% pimpinan berkata bahwa AI menghemat waktu satu jam atau lebih dalam sehari, dibandingkan dengan 46% karyawan.

Pimpinan khususnya menghabiskan banyak waktu pada tugas rutin dan berulang yang dapat diselesaikan atau dibantu oleh AI. Contoh, 80% pimpinan menghabiskan satu jam atau lebih dalam sehari untuk mengelola pesan, email, dan tindak lanjut. Respons mereka menunjukkan bahwa mereka seharusnya dapat menggunakan lebih banyak waktu di masa lalu. 

Sebaliknya, orang yang tidak menggunakan AI dalam pekerjaan tidak mengetahui banyaknya waktu yang dapat dihemat. 

Ketika ditanya tentang banyaknya waktu yang mereka perkirakan dapat dihemat dengan menggunakan AI selama hari kerja biasa, 55% karyawan dan 50% pimpinan yang tidak menggunakan AI berkata tidak tahu. Jika Anda membandingkannya dengan pendapat pengguna AI dari segi penghematan waktu, sudah jelas bahwa orang yang tidak menggunakannya mungkin kehilangan kesempatan untuk memperbaiki cara mereka menggunakan waktunya.

Selain dari yang tidak menggunakan AI, 45% pimpinan dan 44% karyawan berkata bahwa mereka kemungkinan besar menggunakannya jika AI bisa menghemat waktu 30 menit setiap hari. Menurut data, memang bisa. Kebanyakan pengguna AI (91% pimpinan dan 67% karyawan) mengatakan bahwa AI dapat menghemat waktu 30 menit atau lebih dalam sehari. Menjembatani terputusnya atau kurangnya pengetahuan tentang kemampuan penghematan waktu dari AI dapat mendorong lebih banyak orang untuk menggunakannya.

Karyawan dan pimpinan memiliki gagasan yang sama tentang apa yang akan mereka lakukan jika memiliki lebih banyak waktu dalam sehari, tetapi prioritasnya agak berbeda:

Ada celah yang besar antara pimpinan dan karyawan terkait sejauh mana pengetahuan dan antusiasme mereka terhadap AI. 

Pengetahuan tentang teknologi ini mungkin berhubungan dengan AI — orang harus dididik tentang AI agar menggunakannya dan mendapatkan manfaat darinya. Pimpinan kemungkinan besar mendeskripsikan diri mereka sebagai orang yang sudah terbiasa dengan AI dan benar-benar pengguna AI.

Tidak mengejutkan bahwa secara keseluruhan, dalam penggunaan AI dalam pekerjaan, karyawan melihat lebih banyak kelemahan dibandingkan pimpinan. Kelemahan yang dirasakan berhubungan dengan teknologi itu sendiri dan potensi efek negatif yang ditimbulkan terhadap pekerjaannya — baik secara langsung maupun tak langsung. Hal ini mungkin mengindikasikan bahwa karyawan merasa mereka akan mengalami lebih banyak kerugian daripada keuntungan saat menggunakan AI.

Pimpinan melihat lebih sedikit kekurangan, anggapan kekurangan ini berhubungan dengan karyawan — upaya yang dikerahkan untuk melatih mereka dan kekhawatiran jikalau mereka menjadi bergantung pada AI. 

Di antara responden yang tidak menggunakan AI dalam pekerjaan, pendapat pimpinan dan karyawan tentang masalah kepercayaan berbeda. Dibandingkan dengan karyawan, pimpinan kemungkinan besar akan berkata bahwa salah satu alasan mereka tidak menggunakan AI dalam pekerjaan adalah karena mereka tidak memercayainya. 

Memang mengejutkan karena secara keseluruhan, pimpinan lebih optimis terhadap AI dan manfaatnya. Namun, pimpinan yang tidak menggunakan AI dalam pekerjaan jauh lebih konservatif dalam menilai manfaat AI dan cenderung melihat kelemahan besar dibandingkan rekan mereka yang menggunakan AI dalam pekerjaan.

Karyawan di wilayah Asia-Pasifik (APAC) memiliki sentimen yang lebih positif terhadap AI secara keseluruhan. Negara-negara di Eropa dan AS menunjukkan kesukaan yang sama dengan 57% karyawan Eropa dan 56% karyawan Amerika yang menunjukkan bahwa mereka suka terhadap AI. Karyawan di Prancis tetap menunjukkan tingkat kesukaan terendah yakni 51%, dengan 37% menunjukkan mereka merasa agak atau sangat tidak menyukai AI.

Dari segi kesukaan tentang AI, hasilnya serupa — negara APAC secara umum menunjukkan antusiasme yang lebih besar. Karyawan AS menunjukkan lebih banyak keragu-raguan, dengan 47% menunjukkan bahwa mereka antusias tentang AI, tetapi karyawan Prancis tidak begitu antusias dengan 42%. Karena 51% karyawan di Prancis menilai AI secara positif, hal ini mungkin menampilkan bahwa beberapa karyawan menganggap AI sebagai kekuatan positif yang menyeluruh, tetapi belum yakin tentang penggunaanya.

Jika kebanyakan responden setuju bahwa AI dapat menghemat waktu (90%), mengurangi tugas berulang (90%), dan meminimalkan kesalahan (89%), lalu apa yang menunda tim menggunakan AI? 

Di antara orang yang berkata bahwa mereka tidak menggunakan AI dalam pekerjaan, lebih dari setengahnya berkata bahwa hal tersebut karena perusahaan mereka secara keseluruhan tidak menggunakannya. Banyak karyawan mungkin dibatasi oleh perusahaan yang tidak menyediakan alat dan kesempatan untuk mengintegrasikan AI dalam pekerjaan. Di antara orang yang menggunakan AI dalam pekerjaan, 63% berkata bahwa perusahaan mereka menyediakan alat AI — berarti 37% lainnya harus berupaya sendiri untuk mencari alat ini.

Alasan umum lainnya termasuk belum terbiasa dengan AI dan belum mengetahui bagaimana alat ini dapat membantu pekerjaan mereka, yang mengarah pada perlunya pendidikan lebih lanjut bagi karyawan.

Kendati memiliki pandangan positif secara keseluruhan terhadap AI, pimpinan mengakui adanya potensi hambatan adopsi yang mengarah pada perlunya pelatihan dan pemberdayaan.

85% pimpinan percaya setidaknya beberapa pelatihan manfaat AI diperlukan di perusahaan mereka, yang menegaskan pentingnya mendidik karyawan tentang AI. Namun, seperti yang disebutkan sebelumnya, pimpinan mendapati bahwa kelemahan utama AI adalah alat ini memerlukan terlalu banyak pelatihan (80%).

Dengan mempertimbangkan pelatihan dan sumber daya yang saat ini tersedia bagi orang yang menggunakan AI dalam pekerjaan, pimpinan dan karyawan memiliki pendapat yang berbeda. 86% pimpinan berkata bahwa organisasinya menyediakan bagi sebagian berbagai sumber daya tentang cara memaksimalkan AI, dibandingkan dengan hanya 60% karyawan.

Celah ini menunjukkan bahwa pimpinan menyadari sumber daya yang diciptakan, tetapi karyawan mungkin tidak menyadari sumber daya yang tersedia bagi mereka. Meningkatkan komunikasi dengan karyawan dan memberikan akses yang lebih baik ke sumber daya dapat membantu menutup celah dan mendukung adopsi AI.

Pimpinan merasa bahwa hambatan adopsi lainnya berhubungan dengan kekhawatiran karyawan tentang AI: khawatir jika AI akan mengambil alih pekerjaan mereka (70%), atau mereka tidak memercayai AI (69%). Hal ini mengungkap peluang untuk mengatasi potensi kekhawatiran melalui pendidikan, tetapi juga menunjukkan perlunya pimpinan menyediakan kerangka kerja yang akan membantu karyawan menggunakan AI secara efektif untuk mengatasi hambatan tersebut. 

Pelatihan dan pendidikan harus berfokus pada bagaimana menunjukkan kepada karyawan bahwa AI dapat membantu mengotomatiskan atau meningkatkan bagian tertentu dari pekerjaan mereka, sehingga mereka memiliki waktu dan kapasitas untuk fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan sentuhan manusiawi. Organisasi juga harus menangani kekhawatiran tentang kepercayaan dengan menunjukkan kepada karyawan bahwa masalah seperti penanganan dan privasi data, bias AI, dan keamanan, perlu diprioritaskan saat mengevaluasi alat AI apa pun.

Seperti halnya teknologi baru lainnya, organisasi harus cermat dalam mengevaluasi alat AI dan membuat rencana atau kerangka kerja untuk mengimplementasikannya secara efektif. Terburu-buru mengintegrasikan AI tanpa mempertimbangkan risiko yang dimiliki atau sejauh mana dampaknya terhadap karyawan dapat menimbulkan adopsi rendah, masalah keamanan dan privasi, serta dampak negatif lainnya.

Pada saat yang sama, organisasi tidak boleh menunda terlalu lama — 71% pimpinan yang disurvei setuju bahwa organisasi yang tidak memperkenalkan AI kepada timnya akan berisiko tertinggal. Perusahaan yang menggunakan pendekatan tunggu-dan-lihat mungkin mendapati dirinya disusul oleh pengadopsi awal yang menuai manfaat dari produktivitas, kolaborasi, dan efektivitas karyawan yang lebih baik.

Artikel yang menjadi acuan kami, “AI dalam Pekerjaan: Meningkatkan Keterlibatan Karyawan dan
Keberhasilan Bisnis,” yang dikembangkan oleh Harvard Business Review, akan membantu Anda mempersiapkan organisasi Anda mengimplementasikan dan menggunakan teknologi AI. Dapatkan wawasan dari pakar AI dan transformasi digital ternama tentang cara mengembangkan pengalaman karyawan yang menunjang pendidikan, pelatihan, dan penggunaan AI secara efektif.