Résoudre le paradoxe de la collaboration : une enquête montre comment les équipes peuvent gagner du temps grâce à l’IA

De nombreux employés consacrent beaucoup de temps au travail en équipe, mais lorsque cette équipe est disséminée sur différents sites et ne dispose pas des outils adéquats, la collaboration se révèle parfois fastidieuse. Collaborer à distance peut nécessiter davantage de réunions virtuelles, de communication par chat et autres activités qui remplissent les calendriers, mais laissent moins de temps pour les tâches concrètes ou porteuses de sens. Par essence, ces activités sont chronophages : elles prennent du temps, sans pour autant contribuer à la productivité.

Les entreprises se tournent vers l’IA pour remédier à cette situation. Les outils d’IA générative peuvent seconder les employés dans toute une palette d’activités : récapituler des informations, rédiger des messages ou automatiser des tâches, par exemple. Si certaines entreprises se jettent la tête la première dans l’IA générative, d’autres se montrent plus hésitantes à adopter cette technologie.

Notre rapport sur l’IA au travail, qui s’appuie sur une enquête en ligne demandée par Zoom et réalisée par Morning Consult*, vise à dévoiler certaines des divergences existant entre employés et responsables, notamment au niveau du ressenti vis-à-vis de l’IA, du vécu, des avantages et inconvénients supposés, et de l’adoption. Plus largement, le rapport détermine à quoi les employés et les responsables consacrent leurs journées de travail, et si les tâches les plus chronophages ne pourraient pas être simplifiées grâce à l’IA.

Voici ce que révèle l’enquête :

• Globalement, les responsables sont plus optimistes concernant l’IA que les employés. Le ressenti des employés diffère selon la région : ceux de la région APAC ont une opinion plus positive de l’IA tandis que les employés américains et européens sont plus mitigés.
• Les responsables déclarent consacrer davantage de temps que les employés à des activités comme la rédaction de messages et la prise de notes lors des réunions, autant de tâches où l’IA pourrait intervenir.
• Les responsables et les employés s’accordent sur les avantages, mais n’ont pas les mêmes préoccupations concernant l’IA.
• Adopter une approche descendante (top down) pour proposer des formations et des ressources pourrait potentiellement résoudre les préoccupations des employés et les obstacles à l’adoption.

Lisez la suite pour un examen approfondi de l’IA au travail.

* À la demande de Zoom, Morning Consult a mené une enquête en ligne auprès de 11 023 travailleurs du savoir à temps plein (8 010 employés et 3 013 chefs d’équipe) aux États-Unis, en Irlande, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour et en Australie, du 10 au 25 août 2023. 

Les équipes actuellement dispersées géographiquement doivent trouver des moyens de collaborer efficacement à distance. Le travail en collaboration s’accompagne très souvent de tâches chronophages : tenir les membres de l’équipe informés des évolutions ; envoyer les dernières informations par e-mail, chat, SMS ou via des applications de gestion de projet ; organiser des réunions pour faire le point, etc. Autant de tâches qui nous empêchent de nous concentrer et qui nuisent à la productivité.

Certaines tâches nécessaires pour travailler ensemble efficacement, comme l’envoi de notes de réunion et de mesures à prendre, sont parfois aussi celles qui font perdre en efficacité collaborative. Si les équipes ne connaissent pas précisément les décisions prises ou qu’il leur manque des informations essentielles, elles ne peuvent pas avancer. D’un autre côté, changer de priorités et se concentrer sur l’exécution peut avoir pour conséquence l’oubli de tâches de base comme l’envoi des mises à jour et des mesures à prendre. 

C’est là que réside tout le paradoxe de la collaboration : devoir consacrer tant de temps et d’efforts aux tâches de collaboration que nous finissons par être moins efficaces et connectés.

De même que l’IA peut aider à automatiser ou à accomplir certaines tâches afin d’améliorer la productivité, elle permet de booster la collaboration. Les responsables dont les équipes utilisent l’IA constatent des effets positifs sur la collaboration. Peut-être est-ce dû au fait que l’IA permet d’automatiser ou d’aider dans certaines tâches telles que le partage des notes et des mesures à prendre après les réunions, la rédaction de messages et l’organisation d’informations. Autant de tâches certes essentielles pour une collaboration efficace, mais qui libèrent surtout du temps aux équipes pour qu’elles se concentrent sur des activités plus stratégiques : prise de décisions, recherche d’idées et autres activités critiques.

Invités à identifier les principaux avantages liés à l’utilisation de l’IA au travail, les employés et les responsables évoquent surtout un gain de temps : diminution du nombre de tâches répétitives, travail terminé plus rapidement ou possibilité de s’atteler à une autre tâche grâce au temps gagné.

Par ailleurs, les responsables dont les équipes utilisent les outils de l’IA au travail constatent des résultats semblables :

Grâce à l’IA qui aide à automatiser ou à accomplir certaines tâches de routine, les employés peuvent consacrer leur temps et leurs efforts à des activités plus importantes qui augmentent la production, génèrent des revenus et ont un impact certain, améliorant de ce fait leur productivité.

Si employés et responsables s’entendent à voir ce gain de temps comme un avantage clé, ils sont partagés quant à la manière exacte dont l’IA doit les aider dans leur travail quotidien. Les employés sont intéressés par l’efficacité et l’automatisation inhérentes à l’utilisation des outils d’IA, tandis que les responsables souhaitent s’appuyer sur l’IA pendant et après les réunions.

L’avantage du temps libéré pour se consacrer à autre chose est confirmé par les résultats constatés : les personnes qui ont actuellement recours à des outils d’IA au travail déclarent gagner du temps. Il est intéressant de noter que les responsables qui emploient l’IA au travail y voient davantage de gains de temps que les employés : 74 % des responsables déclarent gagner entre une et plusieurs heures par jour contre 46 % des employés.

Les responsables consacrent une grande partie de leur temps à des tâches de routine répétitives qui peuvent être effectuées ou simplifiées grâce à l’IA. Par exemple, 80 % des responsables passent au moins une heure par jour sur les messages, les e-mails et les suivis. Leurs réponses indiquent que tout temps gagné pendant leur journée ne le serait pas en vain. 

Parallèlement, ceux qui n’utilisent pas l’IA au travail ne parviennent pas à estimer le temps qu’ils pourraient gagner. 

Lorsqu’on leur demande combien de temps ils gagneraient sur une journée de travail type grâce à l’IA, 55 % des employés et 50 % des responsables qui n’utilisent pas ces outils n’en ont aucune idée. Comparons ces chiffres aux gains de temps estimés des utilisateurs de l’IA : il est clair que les personnes qui n’ont pas recours à l’IA perdent peut-être une opportunité d’optimiser leur temps de travail.

Parmi les personnes n’ayant pas recours à l’IA, 45 % des responsables et 44 % des employés indiquent qu’ils l’utiliseraient probablement si elle permettait de gagner 30 minutes par jour. Or, selon les données disponibles, c’est le cas. La plupart des personnes utilisant l’IA (91 % des responsables et 67 % des employés) déclarent qu’elle leur permet de gagner au moins 30 minutes par jour. Avoir davantage conscience des gains de temps associés à l’utilisation de l’IA pourrait pousser davantage de personnes à l’adopter.

Employés et responsables sont du même avis quant à ce qu’ils feraient s’ils avaient plus de temps chaque jour. Toutefois, leurs priorités diffèrent légèrement :

Il existe un véritable fossé entre les responsables et les employés quant à la maîtrise de l’IA et à l’enthousiasme qu’elle suscite. 

La maîtrise de la technologie peut expliquer cette constatation : pour adopter l’IA et profiter des avantages qu’elle offre, il faut d’abord y être formé. Or, les responsables indiquent nettement plus souvent bien maîtriser l’IA et l’utiliser réellement.

Il n’est guère surprenant que, globalement, les employés voient davantage d’inconvénients à l’utilisation de l’IA au travail que les responsables. Les inconvénients supposés sont en lien avec la technologie elle-même et avec les potentiels effets négatifs qu’elle peut avoir sur le poste de l’employé, directement ou indirectement. Ceci peut indiquer que les employés pensent avoir plus à perdre qu’à gagner quand il s’agit de recourir à l’IA.

Les inconvénients supposés évoqués par les responsables sont moindres et concernent les employés : efforts nécessaires à la formation de ces derniers, préoccupation quant au degré de dépendance des employés vis-à-vis de l’IA. 

Parmi les répondants n’utilisant pas l’IA au travail, les responsables et les employés sont très divisés sur la question de la confiance. Les responsables sont bien plus enclins que les employés à indiquer le manque de confiance comme étant l’une des raisons pour ne pas utiliser l’IA au travail. 

Cette constatation est d’autant plus étonnante que, globalement, les responsables sont plus optimistes concernant l’IA et ses avantages. Toutefois, les responsables qui n’utilisent pas l’IA au travail se montrent nettement plus conservateurs concernant les avantages de l’IA et plus enclins à entrevoir des inconvénients majeurs que leurs homologues recourant à l’IA.

Les employés de la région Asie-Pacifique (APAC) ont un ressenti plus positif vis-à-vis de l’IA en général. Les pays d’Europe et les États-Unis montrent un niveau de confiance identique : 57 % des employés européens et 56 % des employés américains indiquent être favorables à l’IA. Les employés français se détachent, avec le niveau de confiance le plus bas (51 %), 37 % se disant plutôt défavorables ou très défavorables à l’IA.

Concernant l’enthousiasme suscité par l’IA, les résultats sont similaires : dans l’ensemble, les pays de l’APAC montrent davantage d’engouement. Les employés américains ont un ressenti plus mitigé, 47 % déclarant être enthousiasmés par l’IA, mais ce sont les employés français qui sont les moins enthousiastes, avec 42 %. 51 % des employés en France ayant une opinion favorable de l’IA, il est possible que certains considèrent globalement l’IA comme un atout, mais éprouvent un sentiment ambivalent vis-à-vis de son utilisation.

Si la majorité des répondants considèrent que l’IA permet de gagner du temps (90 %), diminue le nombre de tâches répétitives (90 %) et réduit le nombre d’erreurs (89 %), qu’est-ce qui empêche les équipes de l’utiliser ? 

Parmi les répondants ayant dit ne pas utiliser l’IA au travail, un peu plus de la moitié déclarent que c’est parce que leur entreprise n’y a globalement pas recours. De nombreux employés sont freinés par leur société, qui ne leur fournit ni outils ni opportunités pour incorporer l’IA dans leurs activités professionnelles. 

Parmi ceux qui utilisent l’IA au travail, 63 % déclarent que leur entreprise leur fournit des outils d’IA. Autrement dit, les 37 % restants n’ont accès à ces outils que s’ils font l’effort de les chercher.Autres raisons majeures : les employés ne maîtrisent pas bien l’IA et ne savent pas dans quelle mesure elle peut les aider dans leur travail, ce qui révèle un besoin de davantage de formation.

Bien qu’ayant une opinion globalement positive de l’IA, les responsables reconnaissent l’existence d’obstacles potentiels à son adoption, notamment le besoin de formations et d’habilitations.

85 % des responsables estiment que leur entreprise a au minimum besoin d’une formation sur les avantages de l’IA, ce qui confirme l’importance de former les employés à cette technologie. Toutefois, comme indiqué précédemment, 80 % des responsables pensent que les besoins en formation sont trop importants, un inconvénient considéré comme majeur.

Concernant les formations et les ressources actuellement à disposition des personnes utilisant l’IA au travail, les responsables et les employés expriment des opinions divergentes. 86 % des responsables déclarent que leur entreprise fournit entre quelques ressources et beaucoup de ressources sur la manière optimale d’utiliser l’IA, contre seulement 60 % des employés.

Ce fossé indique que, si les responsables savent que des ressources sont créées, les employés ne sont eux pas toujours au courant des ressources proposées. Améliorer la communication avec les employés et l’accès aux ressources pourrait permettre de combler ce fossé et favoriser l’adoption de l’IA.

Les responsables estiment par ailleurs que l’adoption est susceptible d’être freinée par les craintes des employés à propos de l’IA : peur de voir son emploi disparaître (70 %) ou manque de confiance en l’IA (69 %). La possibilité de répondre aux éventuelles craintes via la formation est ici mise en lumière, ainsi que la nécessité pour les responsables de mettre en place un cadre qui aidera les employés à utiliser l’IA efficacement et à surmonter les obstacles. 

La formation doit notamment s’attacher à montrer aux employés que l’IA peut aider à automatiser ou à améliorer certains aspects de leur travail, leur laissant ainsi le temps et la liberté de se consacrer à des tâches requérant une intervention humaine. Les entreprises doivent par ailleurs répondre au manque de confiance ressenti par les employés en leur montrant que des questions telles que la confidentialité et le traitement des données, les biais de l’IA et la sécurité sont une priorité lors de l’évaluation de n’importe quel outil d’IA.

Comme pour toute nouvelle technologie, les entreprises doivent évaluer les outils d’IA avec attention et définir un plan ou un cadre permettant une mise en place efficace. Intégrer l’IA dans la précipitation sans prendre en compte les risques inhérents ou son impact sur les employés peut engendrer un faible taux d’adoption, et des problèmes de sécurité et de confidentialité, entre autres effets négatifs.

D’un autre côté, mieux vaut ne pas trop tarder : 71 % des responsables interrogés s’accordent à dire que les sociétés qui ne présentent pas l’IA à leurs équipes risquent d’être distancées. Les entreprises qui adoptent une approche attentiste peuvent être dépassées par les adeptes de la première heure qui tirent profit d’une productivité accrue, d’une meilleure collaboration et d’une plus grande efficacité des employés.

Le document complémentaire « AI at Work: Enhancing Employee Engagement and Business Success » élaboré par Harvard Business Review vous aidera à préparer votre entreprise à la mise en place et à l’adoption des technologies de l’IA. Bénéficiez des conseils éclairés d’experts de l’IA et de la transformation numérique sur la manière de développer une expérience employé promouvant la formation et une utilisation efficace de l’IA.