Conferencias virtuales: del evento a la experiencia

Las conferencias y eventos tradicionales son una excelente manera de conectar con sus clientes, compartir ideas y mostrar nuevos productos y características. Sin embargo, muchas organizaciones de eventos están llevando sus eventos a entornos virtuales para ampliar su audiencia.

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Conferencias virtuales: del evento a la experiencia

¿Qué es una conferencia virtual?

Una conferencia virtual es un evento o conferencia que se celebra en línea mediante plataformas de conferencias virtuales y otras tecnologías. La idea de una conferencia en línea es muy parecida a la de una conferencia presencial: los asistentes pueden consultar el itinerario, registrarse en el evento virtual (y pagar su entrada), elegir las sesiones a las que desean asistir y establecer contactos con otros asistentes y oradores antes, durante y después de las sesiones.

Incluso los patrocinios de conferencias virtuales funcionan de la misma manera, ya que los patrocinadores elegidos pueden organizar sesiones para informar a los clientes, responder a preguntas sobre sus productos y distribuir material de ventas.

¿Cómo funcionan las plataformas de conferencias virtuales?

La ejecución de un evento virtual es muy similar a la de un evento presencial. Tendrá que planificar el contenido, seleccionar a los panelistas y oradores, registrar a los asistentes y demás. La principal diferencia es que utilizará un software de administración de eventos virtuales para la mayoría de estas tareas, si no para todas. Esto incluye realizar el registro por correo electrónico, crear espacios de reunión para transmitir el evento, proporcionar soporte técnico a sus panelistas, reunir a sus oradores y asistentes a través de vídeo y más.

También es recomendable contar con un lobby interactivo que se asemeje mucho al de un evento presencial, donde los asistentes puedan chatear, establecer contactos, visitar los stands de los proveedores y unirse a las sesiones; la única diferencia es que usted aprovechará su plataforma de eventos para crearlo y administrarlo.

¿Cómo funcionan las plataformas de conferencias virtuales?

¿Cuáles son los beneficios de una conferencia virtual?

Una conferencia virtual ofrece varios beneficios, como los siguientes:

Accesibilidad mejorada

Una conferencia virtual le permite aprovechar otras tecnologías, como la transcripción en directo y la traducción, para garantizar que todos puedan disfrutar de su evento.
Experiencia optimizada de los asistentes

En lugar de tener que viajar al evento, alojarse, registrarse y buscar las sesiones adecuadas, los asistentes a la conferencia pueden simplemente acceder al evento desde su equipo y disfrutar de la experiencia desde cualquier lugar.
Métricas detalladas

Con las plataformas de eventos virtuales, los organizadores de eventos pueden obtener información valiosa a partir de las métricas que recopilan, incluidos datos, como el número de asistentes a su evento, cómo participaron en sus sesiones y más.
Mayor alcance

Con una conferencia virtual, los asistentes no tienen que desplazarse a una ubicación física, lo que permite a los organizadores de eventos captar una audiencia mayor y aumentar su alcance.

¿Qué se necesita para una conferencia virtual?

Aunque pueda parecer desalentador organizar una conferencia virtual, poner en orden los elementos necesarios es fácil. A continuación, le explicamos lo que se necesita para una conferencia virtual:

Lugares de acogida o rodaje

Para una conferencia virtual, necesitará un espacio en el que pueda filmar y producir sus sesiones. Afortunadamente, puede adaptar casi cualquier espacio a sus necesidades, como oficinas en casa, salas de conferencias o incluso al aire libre. Si planea organizar un evento híbrido, necesitará un lugar que pueda alojar al número previsto de asistentes. Algunos eventos pueden celebrarse directamente en casa, mientras que otros pueden precisar elementos de producción más sofisticados y requerir el uso de un estudio.
Una plataforma para organizar conferencias virtuales

Para crear un evento atractivo y ágil, necesitará una plataforma de eventos virtuales que permita ese tipo de experiencia. Una plataforma de organización de eventos le ofrece un espacio integral para sus necesidades de administración de eventos, incluido el registro de eventos, la emisión de entradas, la administración de sesiones y asistentes y más.
La tecnología adecuada para eventos virtuales

Sin la posibilidad de oír y ver con claridad a los panelistas, incluso el evento más interesante no tendrá éxito. Asegúrese de contar con cámaras, micrófonos y elementos de iluminación que se adapten al espacio y al uso previsto. Por ejemplo, si los oradores tienen previsto desplazarse, asegúrese de contar con cámaras que puedan seguir sus movimientos para que los asistentes puedan ver toda la acción.

¿Qué se necesita para una conferencia virtual?

La plataforma debe incluir las siguientes capacidades:

Funcionalidad de uno a varios

La mayoría de los eventos virtuales consisten en que los oradores hablen ante una audiencia numerosa, y una solución que lo permita ayuda a evitar interrupciones.

Opciones de preguntas y respuestas

Un foro de preguntas y respuestas es un rasgo distintivo de la experiencia de un evento virtual, ya que ofrece a los asistentes un lugar en el que el personal de soporte del evento puede responder en tiempo real a sus preguntas más apremiantes. También puede recopilar las preguntas más importantes o frecuentes y responderlas en directo al final de la sesión.

Chat durante la sesión

El chat durante la sesión ofrece a los asistentes a la conferencia un lugar en el que pueden charlar e interactuar entre ellos, e incluso compartir sus intereses o sus reacciones a la sesión. También ofrece al personal de soporte y a los administradores del evento un lugar donde proporcionar enlaces u otros recursos para que los asistentes a la sesión los aprovechen.

Uso compartido del contenido

La posibilidad de compartir contenido es fundamental para la experiencia de un evento virtual, ya que permite compartir directamente con los asistentes imágenes, vídeos, archivos PDF, presentaciones de diapositivas, música y mucho más.

Fondos virtuales

Un fondo virtual es un fondo personalizable que puede incluir imágenes o vídeo y ofrece a los presentadores diversas opciones para crear una experiencia personalizada para los asistentes. Los panelistas pueden personalizar sus fondos virtuales para incluir las marcas de sus organizaciones y patrocinadores, además de crear fondos que se adapten al contexto y el estilo de su presentación.

Portal del administrador

Un portal del administrador optimizado ofrece a sus administradores, organizadores y personal de soporte de eventos una forma de administrar todo el evento virtual, además de crear y editar eventos, y obtener información crucial, como el registro de asistentes, la participación en el evento y más.

¿Cómo organizar una conferencia virtual?

Cuando haya reunido todo lo necesario para organizar una conferencia virtual, es hora de hacerlo. Estos son los pasos clave que deben seguir los organizadores de eventos cuando planifican una conferencia virtual:

1. Planificación del evento

A la hora de planificar su evento, debe considerar detalladamente a quién va dirigido, qué tipo de experiencia quiere que vivan, qué valor puede ofrecerles su evento, qué objetivos quiere alcanzar y cómo medirá su éxito.

2. Contenido y oradores

Cuando haya fijado el objetivo de su evento, podrá generar ideas para las sesiones y el contenido. A continuación, puede invitar a oradores y panelistas en función de quién sería la persona más adecuada para impartir el contenido. Por ejemplo, hacer que su director de tecnología presente una sesión sobre tecnología de vanguardia sería más impactante que hacer que un empleado de marketing presente la misma sesión.

3. Participación en eventos

Cuando organice sus sesiones, tenga en cuenta la participación de los asistentes. Mantener la duración de las sesiones por debajo de una hora, programar descansos entre ellas e incluir sesiones de establecimiento de contactos puede ayudar a mantener el interés. Durante las sesiones, puede hacer uso de las votaciones, las sesiones de preguntas y respuestas, y el chat para mantener una conversación interactiva. También puede crear una agenda ininterrumpida con sesiones específicas por región para sus asistentes de todo el mundo, a fin de garantizar que todos puedan disfrutar de su evento.

4. Preparación

Organizar un evento requiere mucho trabajo en equipo, por lo que tendrá que mantener una estrecha coordinación con sus equipos. Al designar productores que se encarguen de la producción, crear un cronograma de programación y flujo de trabajo del evento, y crear un hub de comunicación centralizada para el evento, como un canal de chat, está ayudando a garantizar que el equipo esté realmente preparado para el evento. También debería programar un ensayo general del evento para garantizar que todo salga a la perfección.

5. Creación del sitio web

Un sitio web actualizado proporciona recursos importantes, como la descripción general del evento, la agenda, información sobre las sesiones, los oradores, las preguntas frecuentes y su página de registro. Asegúrese de agregar imágenes y vídeos atractivos a su página web para captar la atención de los asistentes.

6. Promoción del evento

Tendrá que promocionar su evento para darlo a conocer e impulsar el registro. El envío de correos electrónicos promocionales a sus suscriptores, la publicación de artículos en el blog sobre el evento y recordatorios en las redes sociales, así como la coordinación de los esfuerzos de marketing con sus socios, oradores y patrocinadores contribuirán a aumentar su audiencia virtual.

7. Organización del evento

Cuando se trata de ser anfitrión, conviene ofrecer mucho soporte y orientación a los asistentes y oradores. Ofrecer una asistencia técnica y de resolución de problemas adecuada ayuda a garantizar que todo el mundo pueda disfrutar de su evento, mientras que proporcionar información básica, como a dónde enviar preguntas, cómo unirse a las sesiones y cómo ver las grabaciones, ayuda a los asistentes a navegar la experiencia.

Para obtener más información sobre cómo organizar un evento virtual atractivo, revise nuestra guía de eventos virtuales.

Una plataforma de eventos integral para conferencias virtuales

Zoom Events, nuestra plataforma de organización de eventos, le ofrece todas las características y funcionalidades que necesita para organizar, administrar y celebrar su evento virtual.

Elementos clave de la plataforma Zoom Events:

Una plataforma de eventos integral para conferencias virtuales

Administre la emisión de entradas y el registro a su evento

Personalice fácilmente el proceso de registro y gestione la emisión de entradas, incluida la posibilidad de crear entradas tanto para los asistentes como para los panelistas, establecer permisos, personalizar el precio de las entradas y personalizar la ventana de venta de entradas.

Cree oportunidades para establecer contactos

Gracias a la posibilidad de interactuar entre sí a través del chat en el lobby, el chat durante la sesión, las salas para grupos pequeños, las votaciones, los stands de los proveedores, entre otras opciones, los asistentes tendrán muchas oportunidades de conocerse y establecer contactos con expertos del sector.

Realice un seguimiento de los progresos y resultados con datos detallados

El portal de Zoom Events le ofrece una serie de características y análisis que lo ayudarán a mejorar la experiencia de su evento y a realizar un seguimiento de su progreso, como la posibilidad de ver cuántas personas se registraron y cuántas asistieron, las métricas de participación y cuántas personas vieron las grabaciones de su sesión una vez finalizado el evento.

Hubs de eventos con marca

El portal de Zoom Events también le permite crear hubs de eventos con su marca, lo que le da la posibilidad de poner su marca, junto con sus patrocinadores y socios, en primer plano para los asistentes a su evento.

Soporte profesional para eventos en línea

Zoom también ofrece soporte profesional para eventos en línea, y proporciona a su equipo todos los recursos y la orientación necesarios para organizar un evento optimizado y atractivo. Ver planes de soporte.

Para empezar a organizar su próximo evento virtual, compre su licencia de Zoom Events y, luego, visite events.zoom.us para iniciar sesión en su cuenta. Una vez que haya iniciado sesión, podrá empezar a configurar su hub en la pestaña Administrar para empezar a crear su primer evento, cumbre o conferencia utilizando la pestaña Crear.

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