Solución a la paradoja de la colaboración: una encuesta muestra cómo los equipos pueden ahorrar tiempo con la IA

Muchos empleados dedican un tiempo considerable a trabajar en equipo, pero cuando los equipos están distribuidos en distintas ubicaciones y no disponen de las herramientas necesarias, la colaboración puede resultar más lenta. Colaborar desde la distancia puede generar más reuniones virtuales, mensajes de chat y otras actividades que llenan nuestras agendas, pero nos dejan menos tiempo para hacer un trabajo eficaz o significativo. Estas tareas son, esencialmente, una pérdida de productividad: nos mantienen ocupados, pero no contribuyen a la productividad.

Las organizaciones recurren a la IA para cambiar esta situación. Las herramientas de la IA generativa pueden ayudar a los empleados en una gran variedad de actividades, desde resumir información hasta redactar mensajes o automatizar tareas. Aunque algunas empresas se están precipitando al auge de la IA generativa, otras se muestran algo más reacias a adoptar esta tecnología.

Nuestro informe sobre la IA en el lugar de trabajo, elaborado a partir de una encuesta en línea que Zoom encargó a Morning Consult*, tiene por objeto descubrir algunas de las diferencias entre los empleados y los líderes en cuanto a su percepción de la IA, experiencias, beneficios e inconvenientes que detectan y adopción. En líneas más generales, el informe analiza cómo los empleados y los líderes pasan sus días de trabajo, y si la IA podría ayudarles con las tareas que les consumen más tiempo.

A continuación, presentamos algunas conclusiones principales:

• En general, los líderes son más optimistas sobre la IA que los empleados. Las opiniones de los empleados difieren por región: los de la región APAC son más positivos respecto a la IA, mientras que los empleados de EE. UU. y Europa tienen sentimientos más encontrados.
• Los líderes afirman que dedican más tiempo que los empleados a actividades, como redactar mensajes y tomar notas de las reuniones, tareas que podrían realizarse con la ayuda de la IA.
• Los líderes y los empleados coinciden en los beneficios, pero no se preocupan por las mismas cosas cuando se trata de la IA.
• El hecho de proporcionar educación y recursos desde arriba hacia abajo podría resolver las preocupaciones de los empleados y los obstáculos para su adopción.

Siga leyendo para conocer en profundidad la IA en el lugar de trabajo.

* Morning Consult realizó una encuesta en línea que encargó Zoom, a 11 023 trabajadores del conocimiento a tiempo completo (8010 empleados y 3013 líderes de equipo) en EE. UU., Reino Unido, Irlanda, Alemania, Francia, Japón, Singapur y Australia, entre el 10 y el 25 de agosto de 2023. 

Los equipos modernos distribuidos deben encontrar formas de colaborar eficazmente cuando no están en el mismo lugar. Pero gran parte de la colaboración implica tareas que requieren mucho tiempo, como mantener a los compañeros de equipo informados de lo que está ocurriendo; enviar información actualizada por correo electrónico, chat, mensajes de texto o aplicaciones de gestión de proyectos; organizar reuniones de situación que restan tiempo a nuestra capacidad de concentración; y, además, crear una mayor pérdida de productividad.

Algunas tareas que son necesarias para trabajar juntos de forma eficaz, como el envío de notas de reuniones o elementos de acción, también pueden ser las mismas tareas que dificultan la colaboración eficaz. Cuando los equipos no tienen una idea clara de las decisiones que se han tomado o les falta información fundamental, no pueden avanzar. Por otra parte, el cambio de prioridades y la concentración en la ejecución pueden hacer que las tareas administrativas, como el envío de actualizaciones y elementos de acción, queden en segundo plano. 

Aquí radica la paradoja de la colaboración: tener que dedicar tanto tiempo y esfuerzo a las tareas de colaboración que terminamos perdiendo eficacia y conexión.

Así como la IA puede ayudar a automatizar tareas o asistir en ellas para mejorar la productividad, también puede aumentar la colaboración. Los líderes cuyos equipos utilizan la IA informaron de efectos positivos en la colaboración. Es posible que esto se deba a que la IA puede utilizarse para automatizar determinadas tareas o ayudar en ellas, como el intercambio de notas y elementos de acción después de las reuniones, la redacción de mensajes y la organización de la información. Todo esto es imprescindible para lograr una colaboración eficaz, pero también deja margen para que los equipos se centren en actividades más estratégicas, la toma de decisiones, la generación de ideas creativas y otras actividades que hacen avanzar el trabajo.

Cuando se pidió a los empleados y a los líderes que identificaran cuáles eran los beneficios más útiles de la utilización de la IA en el trabajo, las principales respuestas se relacionaron con el ahorro de tiempo, ya sea por la reducción del número de tareas repetitivas, por completar el trabajo más rápidamente o por utilizar ese tiempo para otra cosa.

Del mismo modo, los líderes cuyos equipos utilizan la IA en el trabajo obtuvieron resultados similares con el uso de herramientas de IA:

Al automatizar algunas de esas tareas rutinarias o recibir ayuda con ellas, los empleados pueden dedicar su tiempo y sus esfuerzos a actividades más importantes que aumentan la producción, generan ingresos y hacen avanzar el trabajo, con lo que mejora su productividad.

Si bien los empleados y los líderes coinciden en que ahorrar tiempo es una gran ventaja, no se ponen de acuerdo sobre cómo quieren exactamente que la IA los ayude en su día de trabajo. Los empleados quieren utilizar las herramientas de IA para mejorar la eficiencia y la automatización, mientras que los líderes quieren que los ayude durante y después de las reuniones.

La ventaja de disponer de más tiempo para concentrarse en otras cosas se confirma en los resultados: las personas que actualmente utilizan herramientas de IA en el trabajo afirman que les permite ahorrar tiempo. Es interesante observar que los líderes que utilizan la IA en el trabajo ahorran más tiempo que los empleados: el 74 % de los líderes afirma que les ahorra una o más horas al día, en comparación con el 46 % de los empleados.

Los líderes, particularmente, dedican una cantidad significativa de tiempo a tareas rutinarias y repetitivas que la IA puede completar o en las que puede ayudar. Por ejemplo, el 80 % de los líderes dedica una hora o más al día a mensajes, correos electrónicos y seguimientos. Sus respuestas indican que les vendría bien recuperar más tiempo en su día a día. 

Por otro lado, quienes no utilizan la IA en el trabajo no son conscientes del tiempo que podrían ahorrar. 

Cuando se les preguntó cuánto tiempo preveían que la IA les ahorraría durante un día de trabajo habitual, el 55 % de los empleados y el 50 % de los líderes que no utilizan la IA dijeron que no lo sabían. Si comparamos esta cifra con el tiempo que los usuarios de IA aseguran ahorrar, queda claro que quienes no la utilizan pueden estar perdiendo una oportunidad de mejorar la forma en que emplean su tiempo.

De entre los que no utilizan la IA, el 45 % de los líderes y el 44 % de los empleados dijeron que probablemente la utilizarían si pudiera ahorrarles 30 minutos al día. Según los datos, puede hacerlo. La mayoría de los usuarios de la IA (91 % de los líderes y 67 % de los empleados) afirman que les ahorra 30 minutos o más al día. Cerrar la brecha o la falta de conocimiento de las capacidades de ahorro de tiempo de la IA podría alentar a más personas a adoptarla.

Los empleados y los líderes tienen ideas parecidas sobre lo que harían con más tiempo al día, pero sus prioridades difieren un poco:

Existe una brecha categórica entre los líderes y los empleados cuando se trata de lo familiarizados y entusiasmados que están con la IA. 

La familiaridad con la tecnología puede tener algo que ver: la gente tiene que estar informada sobre la IA para adoptarla y sacar provecho de ella. Es mucho más probable que los líderes se describan a sí mismos como familiarizados con la IA y que realmente la utilicen.

No es de extrañar que, en su conjunto, los empleados vean más inconvenientes en el uso de la IA en el trabajo que los líderes. Los inconvenientes que perciben tienen que ver con la tecnología en sí y con los efectos posiblemente negativos que podría tener en sus puestos de trabajo, ya sea directa o indirectamente. Esto puede indicar que los empleados creen que tienen más que perder que ganar cuando se trata de la utilización de la IA.

Los líderes ven los inconvenientes en un grado algo menor, y los que perciben tienen que ver con los empleados: el esfuerzo que supondría darles formación y la preocupación de que pudieran volverse dependientes de ella. 

Entre los encuestados que no utilizan la IA en el trabajo, los líderes y los empleados estaban muy divididos en lo que respecta a la confianza. Los líderes tienden mucho más que los empleados a afirmar que una de las razones por las que no utilizan la IA en el trabajo es porque no confían en ella. 

Esto es sorprendente porque, en su conjunto, los líderes eran más optimistas sobre la IA y sus beneficios. Sin embargo, los líderes que no utilizan la IA en el trabajo eran en su inmensa mayoría más conservadores respecto de los beneficios de la IA y más propensos a ver inconvenientes considerables que sus compañeros que sí la utilizan en el trabajo.

Los empleados de la región de Asia-Pacífico (APAC) tenían una actitud más positiva con respecto a la IA en general. Los países de Europa y EE. UU. mostraron una actitud similar: el 57 % de los empleados europeos y el 56 % de los estadounidenses se mostraron a favor de la IA. Los empleados de Francia fueron los que mostraron el nivel más bajo de opinión favorable con un 51 %, y un 37 % que se encontraba en una posición algo o muy desfavorable con respecto a la IA.

Los resultados fueron similares en cuanto al entusiasmo por la IA: los países de APAC mostraron más entusiasmo en general. Los empleados estadounidenses mostraron sentimientos más encontrados, con un 47 % de entusiasmo, mientras que los franceses fueron los menos entusiasmados, con un 42 %. El 51 % de los empleados franceses valoraron favorablemente la IA. Esto podría indicar que algunos empleados ven en ella una fuerza positiva en general, pero se muestran ambivalentes a la hora de utilizarla.

Si la mayoría de los encuestados coincide en que el uso de la IA ahorra tiempo (90 %), reduce las tareas repetitivas (90 %) y genera menos errores (89 %), ¿qué impide a los equipos utilizarla? 

Entre quienes afirmaron no utilizar la IA en el trabajo, algo más de la mitad dijo que se debe a que su empresa en general no la utiliza. Muchos empleados pueden encontrarse con la dificultad de que sus empresas no les proporcionan herramientas y oportunidades para incorporar la IA a su trabajo. 

Entre los que utilizan la IA en el trabajo, el 63 % afirma que su empresa proporciona herramientas de IA, lo que implica que el 37 % restante necesita movilizarse para buscar estas herramientas.

Otras razones comunes incluyen la falta de familiaridad con ella y el desconocimiento de cómo podría ayudar en su trabajo, lo que indica la necesidad de una mayor educación para los empleados.

A pesar de tener una percepción globalmente positiva de la IA, los líderes reconocen que existen posibles obstáculos para su adopción que señalan la necesidad de formación y capacitación.

El 85 % de los líderes cree que su compañía necesita al menos algún tipo de formación sobre los beneficios de la IA, lo que reafirma la importancia de educar a los empleados en este terreno. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, los líderes identificaron como uno de los principales inconvenientes de la IA el hecho de que requiere demasiada formación (80 %).

Al analizar más de cerca la formación y los recursos que están disponibles actualmente para quienes utilizan la IA en el trabajo, los líderes y los empleados difieren en sus opiniones. El 86 % de los líderes afirma que su organización proporciona entre bastante y muchos recursos sobre cómo utilizar mejor la IA, en comparación con solo el 60 % de los empleados.

Esta discrepancia indica que los líderes están al tanto de los recursos que se están creando, pero los empleados pueden no ser conscientes de los recursos que tienen a su disposición. La mejora de la comunicación con los empleados y un mayor acceso a los recursos podrían ayudar a cerrar la brecha y apoyar la adopción de la IA.

Los líderes creen que otros obstáculos a la adopción podrían estar relacionados con los temores de los empleados ante la IA: les preocupa que les quite el trabajo (70 %) o no confían en ella (69 %). Esto revela una oportunidad para abordar los posibles temores a través de la educación, pero también señala la necesidad de que los líderes ofrezcan un marco que ayude a los empleados a utilizar la IA de forma eficaz para superar esos obstáculos. 

La formación y la educación deben centrarse en parte en mostrar a los empleados cómo la IA puede ayudar a automatizar o mejorar determinadas partes de su trabajo, y dejarles tiempo y ancho de banda para concentrarse en tareas que requieren una intervención humana. Las organizaciones también deben abordar las preocupaciones sobre la confianza mostrando a los empleados que temas, como la privacidad y el manejo de datos, el sesgo de la IA y la seguridad son prioritarios cuando se evalúa cualquier herramienta de IA.

Como ocurre con cualquier tecnología nueva, las organizaciones deben evaluar detenidamente las herramientas de IA y crear un plan o marco para implementarlas de manera eficaz. Apresurarse a incorporar la IA sin tener en cuenta sus riesgos inherentes o cómo afectará a los empleados puede generar una baja adopción, problemas de seguridad y privacidad, y otros efectos negativos.

Al mismo tiempo, las organizaciones deben evitar demorarse demasiado: el 71 % de los líderes encuestados coincidió en que quienes no incorporen la IA a sus equipos corren el riesgo de quedarse atrás. Las empresas que adopten una postura de «esperar y ver qué pasa» pueden verse superadas por las primeras en adoptarla, que ya cosechan los beneficios de la mejora de la productividad, la colaboración y la eficacia de los empleados.

Nuestro artículo complementario, «AI at Work: Enhancing Employee Engagement and
Business Success» (La IA en el trabajo: cómo mejorar la participación de los empleados y el éxito empresarial), elaborado por Harvard Business Review, le ayudará a preparar a su organización para implementar y adoptar las tecnologías de IA. Descubra las ideas de los principales expertos en IA y transformación digital sobre cómo puede desarrollar una experiencia de empleado que favorezca la educación, la formación y el uso eficaz de la IA.