Lizenzierungsgebühr und mehr: die Gesamtkosten einer KI-gestützten Plattform für kollaboratives Arbeiten

Ob Sie nun ein Großunternehmen sind, das eine zentrale Geschäftsanwendung kauft, die von jedem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verwendet wird, oder ob Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens mehrere Telefone für Ihr Büro kaufen – bei den meisten IT-Kaufentscheidungen kommt es auf zwei wesentliche Faktoren an: Kosten und Nutzen.

Wie viel kostet das Ganze? Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten neben dem Anschaffungspreis unter Berücksichtigung von Lizenzen, Add-ons wie Cloud-Speicher oder Premier Support und fortlaufender Systemwartung innerhalb der nächsten 5 oder 10 Jahre? 

Welchen Nutzen hat Ihr Unternehmen davon? Inwieweit hilft diese Technologie Ihrem Unternehmen dabei, den Umsatz zu steigern, Risiken zu mindern, Geschäftsabläufe zu verbessern oder Mitarbeiter anderweitig zu unterstützen? Und ist dieser Nutzen die Kosten wert?

Tatsächlich lassen sich IT-Investitionen nur schwer quantifizieren. Das gilt nicht nur, wenn Budgets knapp sind und die wirtschaftliche Lage ungewiss ist. Selbst wenn die Geschäfte gut laufen, müssen Sie den Geschäftsführern nachweisen, dass die eingeführten Tools und Technologien Mehrwert schaffen – besonders, wenn Ihre Mitarbeiter sie tagtäglich nutzen, wie Ihre Plattform für Kommunikation und kollaboratives Arbeiten. Durch die Einschätzung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) können Sie einen überzeugenden Business Case vorlegen und die Kosteneffektivität und den Wert Ihrer potenziellen Investitionen bewerten.

Der TCO-Wert ist eine zeitbasierte Messung aller wirtschaftlichen Auswirkungen einer Investition für ihre gesamte Lebensdauer. Oft betrachten wir als Kosten nur den Gesamtbetrag auf der Rechnung. Viele Käufe bringen aber auch Zusatzkosten mit sich. Eventuell verfügen Sie über das Eigenkapital für einen Hauskauf. Sind Sie aber auch in der Lage, es auszustatten, Versicherungen und Grundsteuern zu zahlen, das Haus instand zu halten und Reparaturen zu bezahlen, falls der Boiler ausfällt?

Das Gleiche gilt für eine IT-Investition. Die TCO umfassen die Vorabkosten genauso wie alle weiteren Aufwendungen, die auf Sie zukommen. Diese können in drei zeitbasierte Abschnitte unterteilt werden:

• Tag 0 bezeichnet in der Regel die Kosten für die Lizenzierung: der auf der Rechnung angegebene Betrag, der direkt an den Anbieter gezahlt wird. Sie finden diese Kosten auf der Stückliste, dem Angebot oder der Rechnung.
• Tag 1 umfasst die einmaligen Kosten für die Bereitstellung der Lösung für Benutzer. Dazu gehören die Bereitstellungs- und Implementierungskosten sowie Schulungen für Ihre Mitarbeiter.
• Tag 2+ beinhaltet die laufenden Kosten für Administration, Support und Wartung der Lösung – also alles, was für die Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig ist. 

Kostenvergleich für Tag 1

Sehen wir uns als Nächstes die mit Tag 1 verbundenen Kosten wie Implementierung und Schulung an. Bei der Implementierung einer neuen Lösung müssen Sie einen externen Anbieter bezahlen oder interne Ressourcen einsetzen, um das System zu konfigurieren, Ihre IT-Mitglieder und Mitarbeiter zu schulen und die Lösung bereitzustellen. All das muss zu den Gesamtkosten hinzugezählt werden. Sie können die Gesamtbetriebskosten senken, indem Sie die Zeit und Ressourcen für diese Aufgaben reduzieren. Daher ist eine benutzerfreundliche, intuitive Plattform so wichtig.

Laut einer von Zoom in Auftrag gegebenen TCO-Studie von Metrigy aus dem Jahr 2023 gelang 86 % der neuen Zoom-Benutzer die Einrichtung in weniger als 30 Minuten. Bei anderen Anbietern schafften das dagegen im Schnitt nur 72 %. Darüber hinaus benötigten 54 % der neuen Zoom-Benutzer keine Schulung im Gegensatz zu 41 % von Microsoft Teams-Benutzern. Gemäß dem Metrigy-Bericht wurde die Benutzerfreundlichkeit von Zoom als häufigster Grund dafür angegeben, dass keine Schulungen nötig waren.

Kostenvergleich für Tag 2+

Bedenken Sie schließlich noch Ihre laufenden Wartungs- und Betriebskosten. Dabei handelt es sich um die kontinuierlichen und oft „versteckten“ Kosten für die Pflege und den Support einer Lösung. Wenn Ihre Lösung für Mitarbeiter einsatzbereit und für IT-Administratoren leicht zu warten ist sowie eine einfache Benutzerverwaltung ermöglicht, können Sie die Gesamtkosten senken.

Die Metrigy-Ergebnisse zeigen, dass die einfache Administration von Zoom zu Einsparungen führen kann. Unsere Plattform erforderte 15 % weniger Vollzeitmitarbeiter für die gleiche Anzahl von Benutzern als andere in der Studie bewertete Anbieter.

Eine Einschätzung der Kosten Ihrer IT-Investitionen kann kompliziert sein. Es lohnt sich aber, nicht nur auf den anfänglichen Preis Ihrer Lizenzen zu schauen. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens kann es kostspieliger sein, KI- und weitere kollaborative Funktionen zu einer vorhandenen Lizenz hinzuzufügen. Zudem können die Kosten für die Wartung eines komplexen Systems langfristig sogar zu noch höheren Ausgaben führen.

Für niedrigere Gesamtbetriebskosten bietet sich Zoom Workplace an. Darin werden wesentliche Tools für Unternehmen aller Größenordnungen gebündelt, darunter Funktionen mit generativer KI von Zoom AI Companion. Dank KI-gestützter Meeting-Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfen, Team-Chat-Nachrichten mit KI-Unterstützung und vielem mehr können Ihre Mitarbeiter kollaborativer und produktiver arbeiten. All dies ist ohne weitere Kosten in Ihrem kostenpflichtigen Zoom-Benutzerkonto enthalten.*

Möchten Sie sehen, wie Ihr Unternehmen mit Zoom seine Gesamtbetriebskosten senken kann? Fordern Sie eine Demo an und sehen Sie sich unsere All-in-One-Plattform in der Praxis an.

* Hinweis: AI Companion ist unter Umständen nicht in allen Regionen und vertikalen Märkten verfügbar.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Blog wurde ursprünglich im Dezember 2023 veröffentlicht und im Februar 2024 mit den aktuellsten Abos und Preisen aktualisiert.