Anleitung – Zoom AI Companion für Führungskräfte in der IT

Immer mehr Unternehmen betrachten KI als eine unerlässliche Technologie für ihre Mitarbeiter und nicht mehr als ein nettes Zusatzfeature. Als IT-Führungskraft stehen Sie an vorderster Front dieser Digitalisierungswelle und haben die Aufgabe, die richtige Technologie bereitzustellen, damit Ihre Mitarbeiter effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können. 

Bei der Vielzahl der verfügbaren KI-Lösungen ist Ihr Team womöglich mit der Bewertung und dem Testen verschiedener Tools auf der Grundlage verschiedener Faktoren wie Kosten, Qualität, Integrationen sowie Sicherheit und Datenschutz schlichtweg überfordert. Die Suche nach einer zuverlässigen und effektiven Lösung braucht Zeit. Aber eine zu langsame Vorgehensweise kann ihre eigenen Fallstricke mit sich bringen. Wenn eifrigen Mitarbeitern keine zugelassenen KI-Tools zur Verfügung gestellt werden, fangen sie womöglich an, ungeprüfte Apps für ihre Arbeit zu verwenden. Dabei haben Sie keinen Überblick darüber, wie mit Unternehmensdaten umgegangen wird oder ob diese zum Trainieren von KI-Modellen Dritter verwendet werden. Und sie werden nicht die Produktivitätssteigerungen erzielen, die KI ermöglichen kann.

Sie müssen sich außerdem Gedanken darüber machen, wie Sie KI in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einbinden, Benutzer einarbeiten und den Wert von KI vermitteln können, damit die Mitarbeiter sie nutzen. 

Hier kommt Zoom AI Companion, Ihr intelligenter KI-Assistent auf der Zoom-Plattform. Dieser Assistent ist Teil der bewährten Plattform und der gemeinsamen Arbeitsumgebung, die Ihre Mitarbeiter bereits kennen und lieben. Er ist nur einen Mausklick davon entfernt, die Produktivität Ihres Teams zu steigern, indem er Meetings und Chat-Threads zusammenfasst, Nachrichten im Team-Chat und in E-Mails verfasst und beim Brainstorming und der Strukturierung von Ideen auf einem Whiteboard hilft. Und da es für zahlende Nutzer der berechtigten Zoom-Tarife* ohne zusätzliche Kosten enthalten ist, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wie Sie Ihr Budget für ein neues Tool aufstocken können.

Unabhängig davon, ob Sie die Einführung von AI Companion in Erwägung ziehen oder ob Sie eine Anleitung zur effektiven Implementierung suchen, hier finden Sie alle erforderlichen Informationen. (Möchten Sie eine kurze Übersicht der Vorteile von AI Companion für Ihr Team? Klicken Sie hier.)

Um den Schutz von Unternehmensdaten zu gewährleisten und potenzielle Risiken zu reduzieren, ist eine strenge Bewertung jeder Anwendung unerlässlich. Unser Engagement für verantwortungsvolle KI basiert auf der starken Fürsorgekultur von Zoom. Diese stellt Sicherheit und Datenschutz in den Mittelpunkt unserer Produkte. Wenn Ihr Unternehmen bereits Zoom verwendet, dann wissen Sie schon, dass Sicherheit, Datenschutz und Compliance Prioritäten unserer Plattform sind.

Dabei ist Folgendes zu erwähnen: Zoom verwendet keine Audio-, Video-, Chat-, Bildschirmfreigabe-, Anhänge oder andere Kommunikationsinhalte von Kunden (wie Umfrageergebnisse, Whiteboards und Reaktionen), um die Modelle der künstlichen Intelligenz von Zoom oder Drittanbietern zu trainieren.

Wenn Sie mit den Sicherheits- und Datenschutzpraktiken von Zoom nicht vertraut sind, finden Sie in unserem Whitepaper „Datenschutz und Sicherheit bei AI Companion“ einen detaillierten Einblick in unsere Produktfunktionen und unseren Ansatz für verantwortungsvolle KI. Dort werden zahlreiche Fragen beantwortet, die Sie sich ggf. bei der Evaluierung unserer KI-Lösungen stellen. 

Laden Sie das Whitepaper herunter und erfahren Sie mehr über folgende Themen:

• Nutzung und Schutz von Daten
• Datenfluss und Datenübermittlung an Dritte (falls zutreffend)
• Spezifische Details zur Datenspeicherung und -aufbewahrung für die einzelnen AI Companion-Funktionen
• Unser Verfahren zur Entwicklung generativer KI-Funktionen

Administratoren können Funktionen für das gesamte Konto auf der Seite mit den Kontoeinstellungen im Admin-Portal aktivieren oder deaktivieren. Sie können wählen, ob Sie einzelnen oder allen Mitarbeitern oder nur bestimmten Gruppen Zugriff auf eine oder alle dieser Funktionen gewähren möchten. 

Dabei handelt es sich nicht um eine Alles-oder-Nichts-Entscheidung. So können Sie beispielsweise Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Besprechungen mit AI Companion zusammenzufassen, aber auf Funktionen wie das Verfassen von E-Mails oder im Team-Chat verzichten, bis Sie weitere Tests durchgeführt haben. Den Zugriff können Sie ganz einfach in Ihren Kontoeinstellungen ein- oder ausschalten.

Klicken Sie auf die Registerkarte „AI Companion“. Dort können Sie die einzelnen verfügbaren Funktionen auf Kontoebene ein- und ausschalten.

Zugriff auf KI-Funktionen steuern

Um noch detaillierter vorzugehen, können Sie und Ihre Mitarbeiter mit AI Companion den Zugriff auf die meisten Funktionen auf Konto-, Gruppen- und Benutzerebene steuern. 

So sieht das am Beispiel der Meeting-Zusammenfassung aus (dies gilt auch für andere AI Companion-Funktionen):

• Durch die Aktivierung der Meeting-Zusammenfassung auf Kontoebene haben Meeting-Hosts Ihres Kontos (insbesondere Mitarbeiter in Ihrer Organisation mit einer gültigen Zoom-Lizenz) die Möglichkeit, eine KI-generierte Zusammenfassung ihres Meetings zu initiieren.
• Kontoinhaber können Gruppen erstellen und den Zugriff auf die AI Companion-Funktionen auf Gruppenebeneverwalten. So können sie bestimmten Benutzern Zugriff auf Meeting-Zusammenfassungen gewähren und für andere den Zugriff einschränken. Sie können dies im Rahmen eines Pilotprojekts tun (weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie weiter unten) oder aus anderen Gründen, beispielsweise zur Einhaltung von Vorschriften. 
• Hosts können die Meeting-Zusammenfassung auf Benutzerebene aktivieren oder deaktivieren. Das heißt, Hosts können selbst entscheiden, ob AI Companion eine Meeting-Zusammenfassung für die von ihnen veranstalteten Meetings erstellen soll. Außerdem können sie für jedes Meeting einzeln entscheiden, ob AI Companion ein- oder ausgeschaltet werden soll.

Auf Konto- und Gruppenebene können Sie die Einstellungen einschränken, indem Sie auf das Schlosssymbol klicken. Dadurch verhindern Sie, dass Benutzer diese Einstellungen ändern. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Meeting-Zusammenfassungen nur an den Meeting-Host gesendet werden.

Anpassbare Einstellungen bieten noch mehr Adminkontrolle

Sobald Sie eine Funktion eingeschaltet haben, haben Sie noch mehr Kontrolle darüber, wie die Freigabe und der Zugriff auf die Ausgaben von AI Companion erfolgen sollen. Wenn Sie beispielsweise die Meeting-Zusammenfassungen aktivieren, können Sie entscheiden, ob diese Zusammenfassungen nur dem Host, dem Host und internen Teilnehmern vorbehalten sein sollen oder ob Sie die Zusammenfassungen mit allen eingeladenen Teilnehmern teilen möchten, d. h. auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Mitarbeiter können wählen, wann sie AI Companion nutzen möchten

Auf Benutzerebene können Mitarbeiter auswählen, wie sie AI Companion in den von ihnen gehosteten Meetings verwenden möchten. Sie können AI Companion so aktivieren, dass für jedes von ihnen gehostete Meeting automatisch eine Meeting-Zusammenfassung gestartet wird, oder Sie können die Zusammenfassung manuell starten. Hosts können auch entscheiden, ob Teilnehmer AI Companion Fragen zu den von ihnen gehosteten Meetings stellen dürfen. Hosts können diese Funktionen während eines Meetings ein- und ausschalten. 

Während eines Meetings werden alle Teilnehmer mit einer Nachricht informiert, wenn die AI Companion-Funktionen aktiviert werden, und ein leuchtendes Symbol für AI Companion wird in der oberen rechten Ecke des Meeting-Fensters angezeigt, wenn AI Companion während des gesamten Meetings aktiv ist.

Bevor Sie AI Companion in Ihrem gesamten Unternehmen einführen, sollten Sie einen Pilotversuch mit einer ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern durchführen. So können Sie die Funktionen testen und zunächst das Feedback und die Erfahrungen einer kleineren Benutzergruppe sammeln. Und mit unseren präzisen Steuerungsmöglichkeiten für AI Companion geht das ganz einfach. So funktioniert es:

1. Erstellen Sie eine neue Gruppe für Ihre Tester im Bereich Benutzerverwaltung Ihres Kontos.
2. Erstellen Sie eine separate neue Gruppe für Nicht-Tester.
3. Klicken Sie in Ihren Kontoeinstellungen auf die Registerkarte „AI Companion“. Hier können Sie auswählen, welche AI Companion-Funktionen Sie aktivieren möchten – dies erfolgt auf Kontoebene, also für alle Benutzer Ihres Kontos. Im nächsten Schritt beschränken Sie den Zugriff auf das Unternehmen im Allgemeinen, gewähren aber der Testgruppe den Zugriff.
4. Wählen Sie unter „Benutzerverwaltung“ Ihre Testgruppe aus, navigieren Sie dann zur Registerkarte „AI Companion“ und aktivieren Sie die Funktionen, auf die die Testgruppe zugreifen soll. 
5. Wählen Sie die Gruppe der Nicht-Tester aus, also die Gruppe, die alle anderen Benutzer in Ihrem Unternehmen umfasst. Klicken Sie auf die Registerkarte „AI Companion“ und deaktivieren Sie dann alle Funktionen für die Nicht-Tester. Klicken Sie auf das Schlosssymbol, um zu verhindern, dass Benutzer in dieser Gruppe Änderungen vornehmen. 

Bei Bedarf können Sie Ihrer Testgruppe separate Administratoren zuweisen. Diese haben dann keinen vollständigen Administratorkontozugriff, können aber Mitglieder zu Ihrer Testgruppe hinzufügen und verwalten. Diese Maßnahme ist besonders in dem Fall nützlich, dass Sie die Verwaltung des Pilotprojekts an eine andere Person delegieren möchten, auch wenn es sich bei dieser Person nicht um einen Kontoadministrator handelt.

Bei der Einführung neuer Technologien ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. Schließlich gilt es: Wenn die Mitarbeiter nicht darüber informiert sind, welche Lösungen verfügbar sind, wenn ihnen nicht klar ist, wie nützlich diese Lösungen sein können, und wenn sie mit deren Nutzung nicht vertraut sind – dann werden sie die Lösungen vermutlich nicht annehmen. 

Nachfolgend finden Sie eine E-Mail-Vorlage zur Einführung von AI Companion in Ihrem Team:

___

Sehr geehrte [Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass AI Companion, Zooms Assistent für generative KI, jetzt für Sie auf Zoom verfügbar ist.

AI Companion verfügt über zahlreiche Funktionen, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen und dabei helfen, die Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern. Funktionen:

• Fassen Sie Zoom-Meetings zusammen und erhalten Sie einen Überblick über das Geschehen und die Aktionspunkte, auch ohne das Meeting aufzuzeichnen. Die Funktion kann auch lange Team-Chat-Threads zusammenfassen und Ihnen mit einer Zusammenfassung des Gesprächs Zeit sparen.

• Beantworten Sie Fragen über ein Meeting in Echtzeit – zum Beispiel, „Wurde mein Name erwähnt?“ oder „Wie geht es weiter?“

• Verfassen Sie Team-Chat-Nachrichten und E-Mails in Zoom Mail-E-Mails mit dem richtigen Ton und der richtigen Länge. Sie müssen lediglich eine Eingabeaufforderung bereitstellen.

• Erleichtern Sie die Überprüfung von Aufzeichnungen, indem Sie sie in intelligente Themenkapitel unterteilen, wichtige Informationen hervorheben und Aktionselemente kennzeichnen.
• Generieren Sie Ideen auf einem Zoom Whiteboard auf der Grundlage Ihrer Eingabeaufforderung, um Brainstorming-Sitzungen in Gang zu setzen.

[HINWEIS: BEARBEITEN SIE DIE OBIGE LISTE AUF DER GRUNDLAGE DER AI COMPANION-FUNKTIONEN, DIE SIE AKTIVIEREN MÖCHTEN, ODER DER ZOOM-PRODUKTE, FÜR DIE SIE LIZENZIERT SIND].

Sicherlich haben Sie einige Fragen zur Verwendung dieses neuen Tools. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren:

Kann ich selbst entscheiden, ob ich AI Companion verwenden möchte?

Sie haben die Kontrolle darüber, welche AI Companion-Funktionen Sie in den von Ihnen gehosteten Meetings verwenden möchten. Sie können diese Funktionen jederzeit ein- oder ausschalten und von Fall zu Fall entscheiden, ob Sie sie in Ihren Meetings verwenden möchten oder nicht. Sie können außerdem wählen, wann AI Companion während eines Meetings ein- oder ausgeschaltet werden soll. Wenn AI Companion während eines Meetings aktiv ist, wird in der oberen linken Ecke des Fensters ein leuchtendes Sternchen-Symbol angezeigt. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, bei dem AI Companion-Funktionen verwendet werden, werden Sie hierüber mit einem Haftungsausschluss benachrichtigt. 

Werden meine Meetinggespräche zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?

Zoom verwendet keine Audio-, Video-, Chat-, Bildschirmfreigabe-, Anhänge oder andere Kommunikationsinhalte von Kunden (wie Umfrageergebnisse, Whiteboards und Reaktionen), um die Modelle der künstlichen Intelligenz von Zoom oder Drittanbietern zu trainieren.

Wie starte ich?

Suchen Sie einfach nach dem Sternchen-Symbol des AI Companion, während Sie Zoom verwenden. Sie finden das Symbol in der Symbolleiste für Meetings, im Team-Chat, in Mail oder auf dem Zoom Whiteboard. 

• Weitere Einzelheiten finden Sie im Zoom-Leitfaden. Darin erfahren Sie, wie Sie AI Companion in Ihrem Arbeitsalltag optimal nutzen können. 
• Wenn Sie bestimmte AI Companion-Funktionen deaktivieren möchten, gehen Sie zu Ihren Zoom- Profileinstellungen und klicken Sie auf die Registerkarte „AI Companion“. 
• Antworten auf die häufigsten Fragen zu den ersten Schritten finden Sie auf der Support-Seite von Zoom: Nutzung von Zoom AI Companion.

Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben. 

___

Tipps zur Förderung der Benutzerakzeptanz

Nachdem Sie AI Companion eingeführt haben, können Sie mit den folgenden Tipps die Benutzerakzeptanz erhöhen und eine effektivere Nutzung fördern:

• Bieten Sie Schulungen und virtuelle Sprechstunden über Zoom an, um Ihren Mitarbeitern bei der Einrichtung von AI Companion zu helfen und ihre Fragen zu beantworten.
• Richten Sie einen Zoom-Team-Chat-Kanal für AI Companion ein, damit Ihre Mitarbeiter Fragen stellen oder ihre eigenen Tipps und Best Practices mit anderen teilen können.
• Bilden Sie ein Team von Power-Usern oder KI-Experten, die Ihren Mitarbeitern helfen, neue Funktionen testen oder selbst Schulungen abhalten, je nach Grad ihres Engagements.

Ressourcen für Mitarbeiter

Mitarbeiter lernen und engagieren sich auf unterschiedliche Weise. Es stehen eine Reihe von AI Companion-Ressourcen zur Verfügung, die Sie mit ihnen teilen können.

• Support-Artikel zu AI Companion 
• Kurse im Zoom Lerncenter
• Blogs über AI Companion
• AI Companion-Webinar on demand

Sind Sie bereit, mit AI Companion loszulegen? Beachten Sie diese wichtigen Links:

• Erfahren Sie auf der AI Companion-Seite mehr über die neuesten Funktionen und Fähigkeiten.
• Laden Sie unser Whitepaper zu Datenschutz und Sicherheit bei AI Companionherunter.
• Absolvieren Sie den Kurs „Zoom AI Companion für Administratoren“ im Zoom Lerncenter.
• Gehen Sie zum Adminkonto-Portal Ihres Unternehmens, um AI Companion zu aktivieren.
• Lesen Sie in unserem Bericht „KI am Arbeitsplatz“ mehr darüber, was andere Führungskräfte und Mitarbeiter über KI denken.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Blogeintrag wurde am 22. Juli 2024 mit den neuesten Informationen über Zoom AI Companion aktualisiert.