Das Paradox kollaborativen Arbeitens lösen: Umfrage zeigt, wie Teams durch KI Zeit sparen können

Teamarbeit ist in der heutigen Arbeitswelt allgegenwärtig. Doch wenn sich Teams an verschiedenen Standorten befinden und nicht über die nötigen Tools verfügen, kann kollaboratives Arbeiten erschwert werden. Zusammenarbeit über große Entfernungen hinweg kann zu mehr virtuellen Meetings, Chatnachrichten und anderen Aktivitäten in unseren Kalendern führen, uns jedoch weniger Zeit für bedeutsame oder effektive Arbeit lassen. Im Grunde sind diese Aufgaben Hindernisse für die Produktivität: Sie beschäftigen uns, aber sie tragen nicht zur Produktivität bei.

Unternehmen hoffen, dass KI hier eine Veränderung herbeiführen kann. Generative KI-Tools können Mitarbeiter bei einer Vielzahl von Aktivitäten unterstützen, von der Informationszusammenfassung über die Formulierung von Nachrichten bis hin zur Automatisierung von Aufgaben. Während einige Unternehmen sofort am Boom der generativen KI teilhaben möchten, zögern andere noch, die Technologie einzuführen.

Unser Bericht zur KI am Arbeitsplatz, auf der Basis einer Online-Umfrage, die Morning Consult* im Auftrag von Zoom durchgeführt hat, soll einige Unterschiede zwischen Mitarbeitern und Führungskräften aufzeigen. Welche Unterschiede gibt es bezüglich ihrer Haltung gegenüber KI, ihren Erfahrungen, der wahrgenommenen Vorteile und Nachteile sowie der Einführung? Allgemeiner ausgedrückt untersucht der Bericht, wie Mitarbeiter und Führungskräfte ihre Arbeitstage verbringen – und ob ihre zeitaufwendigsten Aufgaben durch KI unterstützt werden könnten.

Hier sind einige wesentliche Ergebnisse:

• Führungskräfte weltweit stehen KI optimistischer gegenüber als Mitarbeiter. Die Haltung von Mitarbeitern variiert nach Region. Mitarbeiter in der Region APAC sind KI gegenüber positiver eingestellt, während bei Mitarbeitern in den USA und Europa eher gemischte Gefühle vorherrschen.
• Führungskräfte verbringen mehr Zeit als Mitarbeiter mit Aufgaben wie dem Verfassen von Nachrichten und dem Mitschreiben in Meetings – Aufgaben, die von KI durchgeführt werden könnten.
• Führungskräfte und Mitarbeiter sind sich einig über die Vorteile, haben jedoch unterschiedliche Sorgen bezüglich KI.
• Von Führungsteams bereitgestellte Schulungen und Ressourcen könnten dazu beitragen, die Bedenken von Mitarbeitern und ihren Widerstand gegen die Einführung zu mindern.

Lesen Sie weiter, um einen tieferen Einblick in KI am Arbeitsplatz zu erhalten.

* Morning Consult hat im Auftrag von Zoom zwischen dem 10. und 25. August 2023 eine Online-Umfrage unter 11 023 Vollzeit-Wissensarbeitern (8 010 Teammitglieder und 3 013 Teamleiter) in den USA, dem Vereinigten Königreich, Irland, Deutschland, Frankreich, Japan, Singapur und Australien durchgeführt. 

In der heutigen Zeit müssen verteilte Teams Möglichkeiten finden, wie sie selbst über große Entfernungen hinweg effektiv kollaborativ arbeiten können. Doch ein Großteil des kollaborativen Arbeitens umfasst zeitaufwendige Aufgaben. So müssen beispielsweise Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten und Neuigkeiten per E-Mail, Chat, Textnachricht oder Projektmanagement-Apps verbreitet werden. Zusätzlich schmälern Status-Meetings die Konzentrationsfähigkeit. Alle diese Faktoren stehen der Produktivität im Wege.

Einige der Aufgaben, die für ein effektives kollaboratives Arbeiten wichtig sind, z. B. das Versenden von Meeting-Notizen oder Aufgaben, können genau die Aufgaben sein, die kollaboratives Arbeiten behindern. Wenn Teams nicht genau wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden, oder ihnen wichtige Informationen fehlen, können sie keinen Fortschritt erzielen. Gleichzeitig führen wechselnde Prioritäten und ein Fokus auf die Ausführung womöglich dazu, dass Verwaltungsaufgaben wie das Senden von Updates und Aufgaben vernachlässigt werden. 

Das ist das Paradox kollaborativen Arbeitens – wir müssen so viel Zeit und Mühe für diese Aufgaben aufwenden, dass wir letztendlich weniger effektiv und vernetzt sind.

Ebenso wie KI zur Verbesserung der Produktivität beiträgt, indem sie Aufgaben automatisiert oder unterstützt, ist auch die Förderung des kollaborativen Arbeitens durch sie möglich. Führungskräfte, deren Teams KI nutzen, konnten positive Auswirkungen auf kollaboratives Arbeiten verzeichnen. Grund dafür könnte sein, dass durch KI bestimmte Aufgaben erleichtert oder automatisiert werden können. Dazu gehören das Versenden von Notizen und Aktionspunkten nach Meetings, das Verfassen von Nachrichten und das Organisieren von Informationen. Alle diese Aufgaben sind wesentlich für effektives kollaboratives Arbeiten. Sie lassen aber auch Raum, damit Teams sich auf strategische Aktivitäten, Entscheidungsfindung, kreative Ideenbildung und andere bedeutsame Aktivitäten konzentrieren können.

Mitarbeiter und Führungskräfte wurden gebeten, die größten Vorteile von KI am Arbeitsplatz zu nennen. Hierbei wurde die Zeitersparnis als wichtigster Punkt genannt: eintönige Routineaufgaben werden verringert und Aufgaben schneller erledigt, sodass mehr Zeit für andere Aktivitäten bleibt.

Führungskräfte, deren Teams KI nutzen, verzeichneten ähnliche Ergebnisse durch den Einsatz von KI-Tools:

Durch die Automatisierung einiger dieser Routineaufgaben oder Unterstützung dabei können sich Mitarbeiter auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren. Diese steigern die Produktion, fördern den Umsatz oder sind anderweitig bedeutsam. Dadurch arbeiten sie produktiver.

Mitarbeiter und Führungskräfte sind sich einig, dass Zeitersparnis ein großer Vorteil ist, doch sie haben unterschiedliche Ansichten dazu, wie KI sie in ihrem Arbeitsalltag unterstützen soll. Mitarbeiter möchten KI-Tools für Effizienz und Automatisierung nutzen. Führungskräfte hingegen möchten sie zur Unterstützung während und nach Meetings einsetzen.

Der Vorteil, mehr Zeit für andere Aktivitäten zu haben, ist in den Ergebnissen erkennbar – Personen, die derzeit KI-Tools bei der Arbeit nutzen, sagen, dass sie dadurch Zeit sparen. Interessanterweise nehmen Führungskräfte, die KI bei der Arbeit nutzen, mehr Zeitersparnis wahr als Mitarbeiter: 74 % der Führungskräfte sagen, dass sie mindestens eine Stunde am Tag einsparen, während nur 46 % der Mitarbeiter diese Meinung vertreten.

Vor allem Führungskräfte verbringen viel Zeit mit Routineaufgaben, die durch KI durchgeführt oder unterstützt werden können. So wenden 80 % von ihnen mindestens eine Stunde pro Tag für Nachrichten, E-Mails und Nachfassen auf. Ihre Antworten deuten darauf hin, dass sie mehr Zeit in ihrem Arbeitstag gebrauchen könnten. 

Personen, die keine KI bei der Arbeit einsetzen, wissen überhaupt nicht, wie viel Zeit sie dadurch einsparen könnten. 

Auf die Frage, wie viel Zeit sie während eines Standard-Arbeitstages durch KI einsparen würden, antworten 55 % der Mitarbeiter und 50 % der Führungskräfte, die keine KI einsetzen, dass sie es nicht wüssten. Im Vergleich mit der Aussage von KI-Nutzern über die eingesparte Zeit wird deutlich, dass Personen, die keine KI einsetzen, womöglich eine Gelegenheit verpassen, ihre Zeit effektiver zu nutzen.

Von denjenigen, die keine KI einsetzen, sagen 45 % der Führungskräfte und 44 % der Mitarbeiter, dass sie KI wahrscheinlich nutzen würden, wenn sie dadurch 30 Minuten pro Tag einsparen könnten. Die Daten zeigen, dass dies möglich ist. Die Mehrheit der KI-Nutzer (91 % der Führungskräfte und 67 % der Mitarbeiter) sagen, dass sie dadurch mindestens 30 Minuten am Tag einsparen. Beseitigt man das Unwissen über die Möglichkeiten zur Zeitersparnis durch KI, könnten mehr Personen zur Nutzung bewegt werden.

Mitarbeiter und Führungskräfte haben ähnliche Vorstellungen davon, was sie mit mehr Zeit tagsüber machen würden, aber ihre Prioritäten unterscheiden sich etwas:

Bei der Frage nach der Vertrautheit mit KI und der Begeisterung über die neue Technologie, klafft zwischen Führungskräften und Mitarbeitern eine große Lücke. 

Die Vertrautheit mit der Technologie könnte dabei eine Rolle spielen – Mitarbeiter müssen zu KI geschult werden, damit sie die Technologie annehmen und davon profitieren. Führungskräfte geben in deutlich mehr Fällen an, dass sie mit KI vertraut sind und sich als KI-Nutzer betrachten.

Es ist wenig überraschend, dass Mitarbeiter insgesamt mehr Nachteile bei der Nutzung von KI sehen als Führungskräfte. Diese wahrgenommenen Nachteile stehen in Zusammenhang mit der Technologie selbst und den potenziellen negativen Auswirkungen auf die Jobs der Mitarbeiter – sei es direkt oder indirekt. Möglicherweise haben Mitarbeiter also das Gefühl, dass sie bei der Nutzung von KI mehr zu verlieren als zu gewinnen haben.

Führungskräfte nehmen weniger Nachteile wahr. Zudem stehen die wahrgenommenen Nachteile in Zusammenhang mit Mitarbeitern. Sie machen sich Gedanken über einen möglicherweise hohen Schulungsaufwand und darüber, dass Mitarbeiter sich zu stark auf KI verlassen könnten. 

Unter den befragten Personen, die keine KI bei der Arbeit einsetzen, sind sich Führungskräfte und Mitarbeiter uneinig bezüglich des Vertrauens. Führungskräfte geben in weit mehr Fällen an, dass sie KI unter anderem deshalb nicht bei der Arbeit einsetzen, weil sie ihr nicht vertrauen. 

Das ist überraschend, denn insgesamt sind Führungskräfte optimistischer hinsichtlich KI und ihrer Vorteile. Allerdings nehmen Führungskräfte, die keine KI bei der Arbeit einsetzen, großteils eine konservativere Haltung gegenüber den Vorteilen von KI ein als Führungskräfte, die KI bei der Arbeit einsetzen. Zudem nehmen sie eher erhebliche Nachteile wahr.

Mitarbeiter in der Region APAC (Asien-Pazifik) sind KI gegenüber insgesamt positiver eingestellt. Die USA und Länder in Europa zeigen ähnliche Haltungen, wobei 56 % der amerikanischen Mitarbeiter und 57 % der europäischen Mitarbeiter KI gegenüber positiv eingestellt sind. Mitarbeiter in Frankreich haben mit 51 % die am wenigsten positive Haltung. 37 % von ihnen geben an, dass sie sich bezogen auf KI etwas oder sehr unwohl fühlen.

Die Frage, wie groß die Freude über die Einführung von KI ist, erzielte ähnliche Ergebnisse – in APAC-Ländern ist die Begeisterung allgemein größer. Mitarbeiter in den USA haben gemischte Gefühle – 47 % von ihnen geben an, dass sie sich über die Einführung von KI freuen. Die geringste Freude verspüren die französischen Mitarbeiter mit 42 %. Da 51 % der Mitarbeiter in Frankreich KI positiv bewerten, könnte dies darauf hinweisen, dass einige Mitarbeiter KI insgesamt als positive Entwicklung betrachten, sie jedoch nicht unbedingt einsetzen möchten.

Wenn die Mehrheit der Befragten der Meinung ist, dass der Einsatz von KI Zeit spart (90 %), zu weniger Routineaufgaben (90 %) und zu weniger Fehlern führt (89 %), stellt sich die Frage, was die Teams dann davon abhält, KI einzusetzen? 

In den Unternehmen, in denen KI bei der Arbeit nicht eingesetzt wird, scheint es daran zu liegen, dass das gesamte Unternehmen auf die Technologie verzichtet. Viele Mitarbeiter könnten dadurch gehindert werden, dass ihre Unternehmen nicht die nötigen Tools und Möglichkeiten bieten, um KI in die Arbeit zu integrieren. 

Unter den befragten Personen, die keine KI bei der Arbeit einsetzen, sagen 63 %, dass ihr Unternehmen KI-Tools bereitstellt – die übrigen 37 % müssen sich also selbst motivieren, diese Tools zu nutzen.

Weitere Gründe waren, dass die Personen nicht mit KI vertraut sind und nicht wissen, wie sie ihnen bei der Arbeit helfen kann. Dies deutet auf die Notwendigkeit von Schulungen für Mitarbeiter hin.

Obwohl Führungskräfte KI gegenüber insgesamt positiv eingestellt sind, erkannten sie mögliche Hindernisse für die Einführung, die durch Schulungen bewältigt werden müssen.

85 % der Führungskräfte glauben, dass in ihrem Unternehmen eine Schulung zu den KI-Vorteilen notwendig ist, und bestätigen so die Bedeutung von Mitarbeiterschulungen zum Thema KI. Wie bereits genannt, bestand ein großer Nachteil von KI für Führungskräfte jedoch darin, dass der Schulungsaufwand zu hoch ist (80 %).

Wenn es um Schulungen und Ressourcen geht, die derzeit für Personen verfügbar sind, die KI bei der Arbeit einsetzen, hatten Führungskräfte und Mitarbeiter unterschiedliche Ansichten. 86 % der Führungskräfte gaben an, dass ihr Unternehmen einige oder viele Ressourcen zum Thema KI bietet. Hingegen waren nur 60 % der Mitarbeiter dieser Meinung.

Diese Abweichung deutet darauf hin, dass Führungskräfte wissen, welche Ressourcen erstellt werden, Mitarbeiter die verfügbaren Ressourcen jedoch womöglich nicht kennen. Eine verbesserte Kommunikation mit Mitarbeitern und besserer Zugriff auf die Ressourcen könnten helfen, diese Lücke zu schließen und die KI-Einführung zu unterstützen.

Nach Meinung der Führungskräfte könnten andere Hindernisse für die Einführung mit den Ängsten der Mitarbeiter verbunden sein: Sorge, dass die KI ihren Job übernimmt (70 %) oder mangelndes Vertrauen in die KI (69 %). Somit besteht die Möglichkeit, potenzielle Ängste durch Weiterbildung zu mindern, doch Führungskräfte müssen zur Bewältigung dieser Hindernisse auch Rahmenbedingungen schaffen, in denen Mitarbeiter KI effektiv einsetzen können. 

Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sollten zum Teil darauf ausgerichtet sein, Mitarbeitern zu zeigen, wie KI bestimmte Teile ihrer Tätigkeit automatisieren oder verbessern kann, damit sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, bei denen menschliches Wirken erforderlich ist. Unternehmen sollten zudem die Bedenken hinsichtlich Vertrauen angehen, indem sie Mitarbeitern zeigen, dass Themen wie Datenschutz, Datenverarbeitung, KI-Voreingenommenheit und Sicherheit bei der Evaluierung von KI-Tools oberste Priorität haben.

Wie bei jeder neuen Technologie sollten Unternehmen KI-Tools sorgfältig evaluieren und einen Plan oder Rahmenwerk zur effektiven Implementierung erstellen. Wenn sie KI überstürzt einführen, ohne die inhärenten Risiken oder die Auswirkungen auf Mitarbeiter zu berücksichtigen, kann dies zu einer geringen Annahme, Problemen mit Sicherheit und Datenschutz sowie anderen negativen Entwicklungen führen.

Gleichzeitig dürfen Unternehmen die Einführung nicht zu lange hinauszögern – 71 % der befragten Führungskräfte stimmten zu, dass diejenigen, die KI nicht in ihren Teams einführen, den Anschluss verlieren könnten. Unternehmen, die einen abwartenden Ansatz verfolgen, könnten durch Frühnutzer überholt werden. Letztere profitieren von verbesserter Produktivität, Zusammenarbeit und Effektivität der Mitarbeiter.

Unser Begleitartikel „AI at Work: Enhancing Employee Engagement and Business Success“ (KI am Arbeitsplatz: Verbesserung des Mitarbeiterengagements und des Geschäftserfolgs) von der Harvard Business Review, hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen auf die Implementierung und Nutzung von KI-Technologien vorzubereiten. Erfahren Sie von Experten auf dem Gebiet KI und digitaler Wandel, wie Sie eine Mitarbeitererfahrung schaffen können, die Weiterbildung, Schulung und die effektive Nutzung von KI fördert.