Your client keeps canceling last minute. How do you regain control of your coaching schedule?

Sin duda estableciendo límites claros desde el comienzo y que el coste económico de la sesión perdida no recaiga en el coach, y sí en el coachee. El dinero es un potente elemento de compromiso y responsabilidad para trabajar. No hay que tener miedo a solicitar una compensación. A menos que uno esté en una ONG.

Handling last-minute cancellations is like guiding a ship through stormy seas. Set clear boundaries as your anchor, giving stability to your schedule. Open a dialogue with your client, like deciphering the winds, to understand their challenges and find common ground. Offer flexible options as adjustable sails, adapting to their needs to keep them engaged. Manage your time as a skilled navigator, using tools to maintain your course. Screen clients as if choosing trusted crew members, ensuring their commitment. Reinforce the value of your sessions like a lighthouse, reminding them of the journey’s importance. With empathy and firmness, turn turbulent waters into a smoother, more reliable voyage.

En tu cotización o propuesta debe quedar establecido todo lo relativo al agendamiento de las sesiones. En mi experiencia, estas se deben cobran por adelantado, porque los clientes llegan a mostrar mayor responsabilidad cuando ya han hecho un desembolso. En la primera sesión explica al cliente por qué tus sesiones tienen la periodicidad que tienen y cómo afecta que no se cumpla, tanto al cliente como a ti. Conversa sinceramente y explica que cada vez que te cancelan con menos del tiempo indicado en la cotización, tú simplemente pierdes esas horas de trabajo.

Creo que si no hay una razon o no se dan unas razones claras para la cancelacion de una cita, hay que establecer limites. Se puede o debe dar credito al cliente, pero hasta un punto. Nuestro tiempo tiene un alto valor porque es un tiempo de calidad cuando atendemos una demanda externa. En resumen. Darle la oportunidad de manejar su agenda y si no lo hace, cancelar citas con este cliente para que nuestro tiempo siga siendo de alta calidad.

Puedes ofrecer más de un tipo de sesión, la que se programa por varias semanas y la que se programa cada semana, siento esta última de mayor valor porque significa que tu agenda no estará completa hasta último minuto. Sin embargo, en ambos casos, puedes indicar el tiempo mínimo con que se puede mover o cancelar una sesión, y que en casos de última hora podría no ser reintegrado el monto pagado por la sesión.

Regaining control of your coaching schedule when clients keep canceling last minute involves implementing effective time management strategies. Start by setting clear policies regarding cancellations and rescheduling, including a cancellation fee or required notice period, to encourage commitment. Communicate these policies upfront and ensure clients understand their importance. Use scheduling tools to offer limited and specific time slots, making it easier to fill gaps if cancellations occur. Consider maintaining a waitlist of clients who can fill last-minute openings. Regularly review and adjust your schedule to balance flexibility with stability, ensuring you allocate time for your priorities and avoid overbooking.

Observa constantemente el nivel de compromiso de cada uno de tus clientes: puntualidad, asistencia, cumplimiento de tareas o ejercicios que les has dado, etc. Si una persona cancela sesiones, deja de pagarte por adelantado, no es puntual o insiste en alargar las sesiones, puedes terminar el proceso que estés realizando con él o ella, y no volver a convertirlo en tu cliente. Hay un punto en tu carrera como coach en que lograrás cautivar y reconocer al tipo de cliente que resuena contigo, apunta a esa persona y desarrolla las habilidades necesarias para que sea el cliente que llegue a ti.

One of the lessons I've gathered from my time in the coaching industry is the importance of client screening. Client screening involves carefully understanding the needs, availability, and commitment level of potential clients before taking them on. This crucial step can help you avoid scenarios such as consistent last-minute cancellations which disrupt your coaching schedule. This simple yet effective strategy has helped me maintain control over my time and provide focused attention to my committed clients. Remember, success lies in being strategic with your time and resources.