You're leading a research project. How can you ensure your colleagues understand their tasks clearly?

Communication is key! 🗝️ Start with clear, detailed instructions for each task. Use visual aids 📊 and flowcharts to outline processes. Schedule regular check-ins 📅 to address questions and provide feedback. Foster an open environment where colleagues feel comfortable seeking clarification. With these steps, everyone will be on the same page! 📄✅

Being transparent is very crucial. Let others know to ask questions if they need clarification and ensure you are someone they can come to without judgement so they don’t feel embarrassed or shy from asking, if so! I have always said that no question is a stupid question, but others may feel ashamed or less of if they do need help clarifying their role in the project. Be that leader they can come to for whatever they need to have clarified!

Defining roles helps in setting respectful boundaries. It eliminates the chances of overlapping into someone else's work. It restricts any disputes and ensures completion of the work in time.

Documentation is crucial as the team requires a reference all the time. The clarity of the documentation helps in getting the work done without hurdle. The manuals, SOP, or any communication material should be made error free.

Drafting a document that outlines each task in detail, avoiding technical jargon to ensure that everyone can understand is important. A well-crafted document serves as a reference that can be revisited over time, helping to maintain clarity throughout the project.

Aunque los documentos pueden variar según la naturaleza y circunstancias de cada proyecto en particular, la metodología PMI ofrece una guía probada y exhaustiva sobre planificación y ejecución de proyectos, y uno de los elementos clave en la planificación es la documentación. En mi experiencia, dentro de toda la documentación que puede haber en un proyecto, destacan. La EDT o WBS (en inglés), el Cost Perfomance Baseline, el plan de calidad, el plan de comunicación interno y el plan de gestión de riesgos

Actualmente hay muchas herramientas para la gestión de proyectos, desde el tradicional Microsoft Project, hasta otras más básicas pero no menos útiles como Gantter, una aplicación de Google docs. Si no se está muy familiarizado con las herramientas, se pueden hacer diagramas de Gantt en Microsoft Excel que cumplen su función, de lo contrario, si se está familiarizado, yo recomiendo Project.

Para estos proyectos por lo general se fichan personas con experiencia en roles y puestos similares, no obstante, la naturaleza particular de cada proyecto exige, más que capacitar, aculturar y familiarizar a los nuevos integrantes con la empresa y su proyecto. Entre los temas de inmersión que destacan, están: 1. La empresa, su historia y su propósito 2. El producto final del proyecto y sus beneficios. 3. Políticas y reglamento interno

Que los colaboradores se sientan con la libertad de hacer todas las preguntas que crean necesarias para comprender sus responsabilidades, adaptarse a la empresa y el proyecto, así como preguntar para aportar ideas nuevas, es una condición esencial para el éxito, sin embargo, ésta es una consecuencia de un proceso de selección que recluta las personas no solo más calificadas sino también más afines a la cultura de la empresa y su proyecto. Por tanto para crear este ambiente es necesario, antes que nada, tener un buen proceso de selección.

La retroalimentación es parte de cualquier etapa de aprendizaje en las empresas, no solo durante el proceso de inmersión de nuevos colaboradores, sino para el logro de de los objetivos y KPIs En ambos casos podemos programar, por ejemplo, reuniones de seguimiento para evaluar progresos. Recuerdo hace unos años, recién había contratado una nueva colaboradora, donde tuvimos que programar reuniones semanales durante casi dos meses solo para verificar que ya había dominado el proceso de gestión del ERP de la empresa.

Es muy importante que exista un enunciado claro, concreto y consensuado entre el líder de proyecto y el cliente sobre el propósito del proyecto de investigación, ya que sin esto, el proyecto tenderá al fracaso. En una ocasión, tuvimos un cliente que estaba interesado en conocer el costo de una pieza que importaban sus clientes potenciales, por lo que el equipo asumió que con consultar datos estadísticos sobre los precios promedio de esa pieza, en general, sería suficiente, no obstante, el cliente buscaba el precio especifico de esa pieza sólo en los últimos tres meses, ya que de años anteriores ya no le era útil