Dal corso: Outlook: efficiënt e-mailbeheer

E-mailbeheer

Dal corso: Outlook: efficiënt e-mailbeheer

Inizia la prova gratuita di 1 mese Acquista per il team

E-mailbeheer

“

- [Instructeur] Als we denken aan e-mailefficiëntie, e-mailbeheer in Outlook of een ander volledig uitgerust e-mailprogramma, waar hebben we het dan echt over? Er zijn vijf verschillende functies of toolsets die jij en ik kunnen gebruiken om niet alleen efficiënter te worden, maar ook ongelooflijk effectief in het temmen van onze wilde inboxen. De eerste is dat we Outlook zo kunnen instellen dat het e-mailbeoordeling het beste ondersteunt zoals we naar onze e-mail kijken. Als we bijvoorbeeld geen leesvenster gebruiken, kunnen we het inschakelen omdat we het kunnen aanpassen zodat wanneer we het leesvenster gebruiken, er andere dingen gebeuren. Outlook markeert berichten als gelezen vanwege de manier waarop we ze hebben gelezen en vanwege de instelling of aanpassing die we hebben gedaan. Maar als we veel berichten hebben, moeten we ook een set tools hebben waarmee we hoeveelheden e-mail effectief kunnen verwerken, niet één voor één terwijl we ze lezen. Daarom kunnen we ook weergaven maken waarmee we onze e-mail kunnen bekijken op afzender, op datum, op het bedrijf waar het vandaan komt. We kunnen talloze weergaven maken die het voor ons gemakkelijker maken om e-mails te vinden en onze e-mails te verwerken. Er is een gespreksweergave in Outlook die een ongelooflijk krachtige beoordelingstool is, en het is een van de eerste dingen die ik u zal laten zien hoe u deze kunt gebruiken. Nadat we vertrouwd zijn met weergaven, gaan we verder met het maken van mappen. Of u nu mappen in uw Postvak IN maakt of mappen maakt in Archieven en deze voornamelijk gebruikt om de berichten op te slaan waarmee u klaar bent, mappen zijn krachtig. Mappen stellen ons in staat om ons op een bepaalde manier te concentreren op berichten in een bepaalde container. U kunt ervoor kiezen om mappen te maken waarin berichten worden opgeslagen die productgerelateerd, klantgerelateerd, cyclisch of alle berichten van uw baas zijn. Het maakt niet uit waar we onze berichten opslaan, we kunnen ze op vier verschillende manieren taggen, zodat we ze gemakkelijk kunnen volgen en zoeken en filteren op hun gelezen of ongelezen status, de acties die we ermee willen ondernemen en hoe lang ze moeten worden bewaard, of ze moeten worden verwijderd. Ten slotte zullen we ons concentreren op het vijfde gebied, namelijk de ingebouwde tools in Outlook waarmee we kunnen automatiseren hoe we met e-mail werken. De eerste van deze tools is Quick Steps, zoals macro's, maar ze worden uitgevoerd in Outlook in plaats van Word of Excel. We kunnen ook aangepaste regels maken die op vele manieren kunnen worden gebruikt om berichten te beheren, berichten te verplaatsen, op berichten te reageren en onze e-mail te beheren, zelfs als we niet op kantoor zijn.

Contenuti