Aus dem Kurs: Excel: Tips en trucs

Ontbrekende labels herstellen en herhalende labels verbergen

Aus dem Kurs: Excel: Tips en trucs

Gratismonat starten Für Ihr Team erwerben

Ontbrekende labels herstellen en herhalende labels verbergen

“

- [Instructeur] We kijken naar een werkblad met de naam RestoreLabels HideLabels. Het staat in ons hoofdstuk drie dossier. En meteen zie je in kolom A dat de afdelingsnamen hier niet worden herhaald. Dat hoeft ook niet en dit is makkelijker te lezen. Stel je voor dat deze worden ingevuld met ADC, al deze worden ingevuld met Admin Training. Het probleem hier is als we de gegevens hier in deze vorm laten en vervolgens de gegevens sorteren. Ik ga hier in de gegevens klikken en klik op het tabblad Gegevens op de knop Sorteren. En ik sorteer gewoon op kolom B, dat is de Naam medewerker. Oplopende volgorde. En vlak voordat we dit doen, houd Victor Arnold in de gaten, die nu op rij drie staat. Fulltime, compensatie alle achten, 88.888. Klik op OK. We hebben de gegevens gesorteerd. Waar is Victor Arnold nu? Hij zit hier beneden in rij 17. Alles in zijn plaat is goed op en neer bewogen, net als bij alle andere platen, maar nu lijkt het erop dat hij in Quality Assurance zit. En alle afdelingsnamen lijken dichter bij de top te zijn geclusterd. Als we hier door de lijst scrollen, zien we grote gaten en het is na een tijdje vrij duidelijk dat we grote problemen hebben. Deze namen zijn niet meer gekoppeld aan de juiste afdeling. Dus laten we dit ongedaan maken. Ik druk op Control + Z. Nu is er een manier om dit relatief snel op te ruimen. De sleutel is om een paar functies in Excel te gebruiken die relatief verborgen zijn. Je bent je er misschien niet van bewust. Een daarvan is de mogelijkheid om een heleboel cellen te selecteren en vervolgens uit die lijst alleen de lege cellen te markeren. Wat we willen doen, is de lege cellen selecteren en ze vervolgens invullen met de gegevens uit de bovenstaande cellen. Dus ik ga op kolom A klikken en op het tabblad Home Zoeken & Selecteren aan de rechterkant. Ga naar Speciaal. Dit is een dialoogvenster met veel kleine schatten erin. En een van hen hier is Blanks. Klik op OK. En we staan op het punt alleen de lege plekken te zien die in kolom A zijn geselecteerd. Daar staan ze dan. En je vraagt je misschien af, kolom A gaat helemaal naar meer dan een miljoen rijen. Wat gebeurt er als we hier naar de onderkant van deze lijst scrollen? Heeft het de lege cellen hieronder geselecteerd? En gelukkig doet het dat niet. Nu de volgende stap, en dit is ook een beetje ongebruikelijk, de actieve cel op dit moment is in cel A3. Als ik typ = en op de pijl-omhoog druk, sta ik op het punt te zeggen dat cel A3 gegevens van A2 krijgt. Maar alle andere cellen eronder zijn ook geselecteerd. Als ik op Control + Enter druk, krijgt elk van deze cellen gegevens uit de bovenstaande cel. Ctrl + enter, kijk wat er gebeurt. Deze worden allemaal ingevuld. Nu zijn de meeste van hen op dit moment formules en met behulp van een van onze tips die je uit hoofdstuk één hebt gezien, ga ik kolom A selecteren en deze verschillende formules omzetten in hun resultaten. Ik gebruik de rechtermuisknop en sleep deze gewoon naar kolom B en rechts terug naar kolom A, waarbij ik de rechtermuisknop loslaat, Hier alleen als waarden kopiëren. Daar staan we dan. En dus hebben we hier niets dan gegevens. Terug naar de vorige blik. Stel dat we dit wilden afdrukken en deze lemma's, de tweede lemma's, niet wilden tonen. We kunnen dit niet doen door de gegevens te vernietigen, maar door ze simpelweg te verbergen. Als het lettertype hiervan wit is, zien we deze niet op het scherm of wanneer we ze op wit papier afdrukken. Dus laten we alle gegevens van cel A2 naar beneden selecteren. Een snelle manier om dit te doen, de actieve cel's in A2, kreeg de Shift-toets ingedrukt, ik dubbelklik op de onderrand, al die cellen zijn gemarkeerd. Dan ga ik naar de functie Voorwaardelijke opmaak en wat we hier zullen gebruiken is een nieuwe regel. Nu bevindt de actieve cel zich in cel A2, dus als ik hier een formule schrijf, gebruik ik alleen de A2-cel, maar door gevolgtrekking zal elke andere cel dezelfde regel hebben. En de regel is = deze cel A2, wanneer deze gelijk is aan de cel erboven, A1, dan willen we dat het lettertype wit is. Dit zijn geen absolute adressen, we willen ervoor zorgen dat deze weg zijn. Dus ik klik op A2, je kunt meerdere keren op F4 drukken. We willen niet dat dat een absoluut adres is. Ik klik in het A1-adres, druk een paar keer op de functietoets F4, onze formule luidt nu =A2=A1. En een andere manier om dit te zeggen is wanneer een cel gelijk is aan de cel erboven, dan willen we dat het lettertype wit is. Dus we gaan naar Formaat, Lettertypestijl is hier, Kleur is hier, kies wit, klik op OK en OK, en we zien wat er gebeurt. De gegevens zijn er nog steeds, maar als we dit afdrukken, zullen we het niet zien en als we nu naar de gegevens kijken, zien we het niet. Dus twee verschillende technieken hier om de labels terug te brengen of de labels te verbergen. En verbergen is hier het juiste woord, we vernietigen de labels niet. Herstellen is het juiste woord, we hebben de labels teruggehaald. Het gebruik van technieken in Excel waar u misschien niet bekend mee bent, maar zeker real-time bespaart u beide.

Inhalt