From the course: Outlook: gestione efficiente della posta elettronica

Gestione della posta elettronica

From the course: Outlook: gestione efficiente della posta elettronica

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Gestione della posta elettronica

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- [Istruttore] Quando pensiamo all'efficienza della posta elettronica, alla gestione della posta elettronica in Outlook o a qualsiasi altro programma di posta elettronica completo, di cosa stiamo davvero parlando? Ci sono cinque diverse funzionalità o set di strumenti che tu e io possiamo usare per diventare non solo più efficienti, ma incredibilmente efficaci nel domare le nostre caselle di posta selvagge. Il primo è che possiamo configurare Outlook in modo che supporti al meglio la revisione della posta elettronica nel modo in cui guardiamo la nostra e-mail. Ad esempio, se non utilizziamo un riquadro di lettura, potremmo volerlo attivare semplicemente perché possiamo personalizzarlo in modo che quando usiamo il riquadro di lettura accadano altre cose. Outlook contrassegna i messaggi come letti a causa del modo in cui li abbiamo letti e a causa della configurazione o della personalizzazione che abbiamo eseguito. Ma quando abbiamo molti messaggi, dobbiamo anche avere una serie di strumenti che ci consentano di elaborare efficacemente volumi di e-mail, non uno alla volta mentre li stiamo leggendo. Pertanto, potremmo anche creare visualizzazioni che ci consentano di guardare la nostra e-mail per mittente, per data, per azienda da cui proviene. Possiamo creare numerose visualizzazioni che renderanno più facile per noi essere in grado di trovare e-mail ed elaborare le nostre e-mail. C'è una vista Conversazione in Outlook che è uno strumento di revisione incredibilmente potente ed è una delle prime cose che ti mostrerò come sfruttare. Dopo esserci sentiti a nostro agio con le visualizzazioni, passeremo alla creazione di cartelle. Sia che tu crei cartelle nella Posta in arrivo o che tu crei cartelle in Archivi e le usi principalmente per archiviare i messaggi con cui hai finito, le cartelle sono potenti. Le cartelle ci consentono di concentrarci sui messaggi in un particolare contenitore in un modo particolare. Potresti scegliere di creare cartelle in cui archiviare messaggi correlati al prodotto, al cliente, ciclici o a tutti i messaggi del tuo capo. Indipendentemente da dove memorizziamo i nostri messaggi, possiamo taggarli in quattro modi diversi in modo da poter facilmente tracciare, cercare e filtrare il loro stato letto o non letto, le azioni che vogliamo intraprendere con loro e per quanto tempo dovrebbero essere conservati, se dovrebbero essere eliminati. Infine, ci concentreremo sulla quinta area, ovvero gli strumenti integrati in Outlook che ci consentono di automatizzare il modo in cui lavoriamo con la posta elettronica. Il primo di questi strumenti è Quick Steps, come le macro, ma vengono eseguiti all'interno di Outlook anziché in Word o Excel. Possiamo anche creare regole personalizzate che possono essere utilizzate in molti modi, per gestire i messaggi, per spostare i messaggi, per rispondere ai messaggi e per gestire la nostra e-mail anche quando siamo fuori ufficio.

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