Tareas (como producto o como actividad)

¿Cómo es posible que, siendo nuestro tiempo limitado, nuestras tareas no se acaben nunca? Si vuestro tiempo es limitado, parece lógico que tratemos de aprovecharlo al máximo. Tiene sentido que queramos aprender a gestionar nuestro tiempo de manera óptima y eficaz. Si, por otro lado, nuestras tareas pendientes son infinitas, parece obvio que por nuestra propia salud mental y nuestro bienestar debamos aprender a gestionar nuestras tareas infinitas, para optimizar nuestro tiempo finito. Aprender qué son las tareas, cómo enunciarlas, cómo usarlas en tu beneficio para que te sirvan de guía, saber categorizarlas, definirlas, expresarlas y asignarles una duración determinada, es clave para una gestión del tiempo sobresaliente. Las tareas son la parte más pequeña en el flujo de trabajo. Una tarea es una cosa que hacer, que quiero hacer, debo hacer o podría hacer. Trata de escribir tus tareas como acciones concisas, tal y como explica David Allen, el gurú de la gestión de tareas. Por ejemplo, en lugar de escribir "buscar fontanero", mejor escribe algo del tipo "llamar a los tres fontaneros con mejores reseñas en Yelp". O, en lugar de "empezar un estudio para Begoña", mucho mejor enunciarlo "recopilar y filtrar la información relevante sobre X y Z, para entregársela a Begoña". Vamos a ponerlo más fácil. Cuando tengas que hacer una tarea, hazte la siguiente pregunta: ¿Si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer? Y ahí lo tienes. Ese es tu primer paso, y es precisamente tu nueva tarea, tal y como has de enunciarla. Imagínate que tu tarea es entregar informe trimestral. Tras hacerte la pregunta "¿si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer?", quizá tu tarea sea algo del tipo: "pedirle los datos del último mes a Paco, y darle formato". Una vez que le hayas dado formato a los datos que te ha dado Paco, vuelve a preguntarte lo mismo: ¿si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer? Quizá algo del tipo: "decidir cuáles serán los dos métodos de análisis para comparar resultados y aplicarlos". Y, tras eso, quizá la otra tarea podría ser: "limitar la extensión de las conclusiones a no más de 200 caracteres para que sea comprensible". Creo que ya lo vas pillando. Al enunciar tus tareas como acciones, no solo estás proporcionando indicaciones claras sobre qué es exactamente lo que tienes que hacer en cada momento, sino que además puedes identificar tus tareas como las partes más pequeñas en las que se dividen otras tareas mayores. Para facilitar la clasificación de nuestras tareas, propongo diferenciar las tareas atendiendo a la naturaleza de su ejecución. Si son acciones sostenidas durante un tiempo, las llamaremos "actividades*. Sin son acciones, con cuya ejecución obtenemos un resultado, las llamaremos "productos". Por ejemplo, meditar durante 20 minutos, leer durante media hora o hacer 45 minutos de cardio son actividades. Entregar tres presupuestos completos, llamar a la delegación de Buenos Aires o escribir un artículo sobre los usos y costumbres de la almeja atlántica son productos. La psicología nos explica que cuando sentimos la obligación de entregar un producto, un resultado determinado, tendemos a ver la tarea como algo engorroso, generando cierto rechazo y ansiedad, por lo que en muchas ocasiones solemos evitar ponernos con ella, ideando mil maneras para retrasar su ejecución. Esto es lo que se conoce como procrastinación. Un método efectivo para evitar esa leve sensación de ansiedad o rechazo, y la procrastinación que lleva emparejada, es convertir las tareas tipo producto en tareas tipo actividades. La manera más simple es acotar la tarea en el tiempo, sin la obligación de haber acabado la tarea una vez finalice ese tiempo que hemos decidido dedicarle. Por ejemplo, la tarea "elaborar los presupuestos del 2017", que es un producto, puede enunciarse como: "dedicar 50 minutos a la elaboración de los presupuestos del 2017", y, así, se convierte en una actividad. Lo que importa en este caso no es que finalices los presupuestos, sino que les dediques 50 minutos de tu tiempo para avanzar hasta donde te sea posible. No importa que no acabes, importa que te pongas con ello un rato, y al día siguiente otro poco. Y, así, poquito a poquito, consigues un muchito que resulta en la tarea finalizada con gusto, y prestándole la suficiente atención. Más ejemplos de cómo transformar tareas tipo producto en tareas tipo actividad: hablar con la delegación de Córdoba no más de 15 minutos, o ponerme a escribir el artículo de las almejas durante 45 minutos. Que si bien lo que se persigue es un producto, limitamos la actividad en el tiempo, poniendo la atención al tiempo en el que ejecutamos la tarea, y no al resultado final. Esto puede ayudarnos a enfrentarnos a tareas complicadas, aunque puedan llevarnos mucho, de manera más sensata y calmada. El objetivo no es acabar los tres presupuestos, sino dedicar 20 minutos a elaborarlo. Si no has acabado, puedes programar más tiempo en otro momento.