Grundlagen zu Online-Besprechungen und Webinaren

In diesem LinkedIn Learning-Kurs möchten wir uns genauer mit den Microsoft Teams-Besprechungen und -Webinaren beschäftigen. Wie können Sie mittels der Online-Besprechungen z.B. dezentral arbeiten und trotzdem kommunizieren? Arbeiten Sie sicher und mobil durch die Online-Besprechungen. Beginnen wir mit einem Zitat: "Kommunikation funktioniert für diejenigen, die daran arbeiten." Dieses Zitat stammt von John Powell, einem englischen Komponisten und Dirigenten. Durch Themen wie Globalisierung ist alles etwas schnelllebiger geworden. Unsere Kommunikation hat sich grundsätzlich verändert. Und diejenigen, die mithalten können, haben einen Wettbewerbsvorteil. In der jüngeren Vergangenheit hat sich gezeigt, dass eine Kommunikation auch anders stattfinden kann, als wir das bisher gewohnt waren. Schauen wir uns zuerst die Microsoft Teams-Besprechungen an. Welche Vorteile bietet Ihnen die Besprechung mittels Microsoft Teams? Diese lassen sich schnell und einfach planen und auch durchführen. In nur wenigen Klicks ist eine erste Besprechung erstellt. Die Teilnahme daran ist ebenfalls einfach möglich. Nehmen Sie über den Link oder die Schaltfläche an einer Besprechung teil und schon kann es losgehen. Tauschen Sie sich über Ihre anstehenden Themen online aus. Laden Sie Ihr gesamtes Team ein. Bekommen Sie alle an einen virtuellen Tisch. Laden Sie auch externe Partner und Partnerinnen ein. Diese benötigen nicht einmal eine Lizenz für Microsoft Teams. Sparen Sie Reisekosten, sollten Sie dezentrale Projekte leiten. Vielleicht steht Ihnen auch kein freier Besprechungsraum mehr zur Verfügung. Warum Zeit verlieren und warten, bis dieser frei wird? Machen Sie Ihre Besprechung ganz einfach online. Sie möchten komplexe Sachverhalte visuell darstellen? Sie sind es gewohnt, in Präsenzmeetings eine PowerPoint-Präsentation zu zeigen? Auf diese Funktionen müssen Sie nicht verzichten. Geben Sie Ihre Präsentation oder Ihren ganzen Bildschirm frei. Ihre Teilnehmenden können Ihnen folgen. Nutzen Sie Konferenzsysteme in Ihren Besprechungsräumen. Ein Teil der Teilnehmenden sitzt an einem Standort. Diese können die Hardware im Besprechungsraum nutzen, wie Monitor, Audio- und Mikrofonsysteme. Sie können Telefonspinnen anschließen. Diese gibt es auch in transportfähiger Variante. Einige Unternehmen nutzen auch hochwertige Kameras, um mit den Produktionsstandorten über sehr detaillierte Produktdetails zu sprechen und diese auch live in der Kamera zeigen zu können. Microsoft stellt mit den Surface Hubs auch eigene Produkte zur Verfügung. Auch die Anbindung einer Telefonanlage an Microsoft Teams ist möglich, bis hin zur kompletten Telefonie mit Microsoft Teams. Ihre Besprechung kann überall stattfinden. Keiner der Teilnehmenden muss am selben Standort sein. Das geht länder- oder sogar kontinentalübergreifend. Sie benötigen nur eine stabile Internetverbindung und es kann losgehen. Inzwischen gibt es die ersten Funktionen wie Live-Untertitel und Live-Übersetzungen. Auch hier wird Kommunikation unterstützt und vereinfacht. Ihre Möglichkeiten mitten in einer Besprechung sind: Besprechungen direkt und ohne Vorlaufzeit starten. Das Suchen eines Raums ist nicht mehr notwendig. Starten Sie Ihre Besprechung direkt vom Platz oder vom Homeoffice aus. PowerPoint-Präsentationen oder andere Inhalte teilen. Das auch spontan. Stellen Sie sich vor, Ihre Teilnehmenden können Ihnen nicht folgen. Geben Sie Ihren Bildschirm frei oder nutzen Sie Microsoft Whiteboard und zeichnen Sie eine Skizze. Ihre Teilnehmer und Teilnehmerinnen werden Ihnen mehr folgen können. Videomeetings schaffen Nähe. Gerade wenn man Personen weniger kennt, bauen Videos Hürden ab. Es wird alles menschlicher und authentischer, als nur mit einer Stimme zu sprechen. Sie haben zusätzlich den Vorteil, die non-verbale Kommunikation mitzuerleben. Das zustimmende Nicken, das Lächeln, ein fragendes Gesicht – nichts entgeht Ihnen und Sie können besser darauf eingehen. Ein Bewerbungsgespräch würden Sie sicherlich nicht ohne durchführen. Erstellen Sie gemeinsame Notizen und Protokolle, z.B. mit Microsoft OneNote. Alle Teilnehmenden sind auf demselben Stand und können nach der Besprechung alles noch mal nachlesen. Kommen wir zu den Microsoft Teams-Webinaren. Ihre Vorteile hier sind: Erreichen Sie ein großes Publikum mit den Webinaren, intern wie extern. Darunter fallen Trainings, Produktvorstellungen, Firmenpräsentationen und Firmenveranstaltungen und sicher noch viele weitere Beispiele. Erstellen Sie schnell und einfach einen Registrierungslink. Mit diesem Link können sich Ihre Teilnehmenden zu Ihrem Webinar anmelden und erhalten automatisch den Link zum Webinar. Sie haben jederzeit die Übersicht der Anmeldungen und behalten damit den Überblick. Sie wissen, wie viele Teilnehmende sich zu Ihrem Webinar angemeldet haben, bevor Sie loslegen. Sehen Sie auch, wer an Ihrem Webinar teilgenommen hat. Das wird automatisch mit den Anmeldungen abgeglichen und ausgewertet. Strahlen Sie ganze Veranstaltungen oder Online-Trainings aus und das dezentral. Jeder und jede kann teilnehmen. Starten wir nun mit einem Zitat in das Training: "Für ein gutes Gespräch sind die Pausen genauso wichtig wie die Worte."