课程: 人际沟通

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何时打电话或发电子邮件

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何时打电话或发电子邮件

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过去，沟通方式很简单。 在同一间办公室，大家可以面对面沟通。 如果异地，可以打电话或写信给对方。 如今，情况变得愈加复杂， 因为有了另一种主要沟通方式，电子邮件。 它高效便捷且随时可用， 但也有一些明显缺点。 什么时候该打电话？什么时候用电子邮件？ 可以这样选择。先问自己一个问题： 沟通对象是否有明确的偏好。 如果某人身居要职，比如老板或重要客户， 他们对发电子邮件还是打电话有固定的看法， 请尊重他们。 即使这对你来说 不是最佳选择或最佳沟通方式， 也请遵照他们的意愿， 这还能让他们满意。所谓，投其所好。 但如果对方没有特别偏好呢？ 或是与你地位相当、无需刻意迁就的同事呢？ 如果是这种情况，可以这样考虑。 在以下情况下，使用电子邮件特别有效， 第一，要传达的信息很简单。 你要在星期四下午五点举办办公室节日派对。 你当然不需要给 30 个人打电话通知他们。 这类简单明确的信息可以选择电子邮件。 第二，需要全天候联系时。 例如，你要在旧金山办事处工作一个月。 即使你想和中国的同事通电话， 也有近 12 小时的时差。 尽量避免半夜通话，否则身体吃不消。 如果时区是个问题、你在出差或整天都在开会 直到深夜才有时间联系，最好使用电子邮件。 第三，对方爱聊天时。 我们都有一些喜欢侃大山的同事。 和这类人通话很危险， 因为他们会一直东拉西扯。 原本打电话是想谈谈节日派对， 结果却不知不觉聊了三小时。 请始终选择电子邮件， 不要让他们有开口的机会。 而其他一些时候最好打电话沟通， 第一，需要交换意见。 比如，在进行头脑风暴或故障排除时。 如果无法面对面会议，最好打电话。 这是因为，实时互动方便彼此交流、 从对方的想法出发、并实时探查、 检测和完善你的概念。 电子邮件对这来说太慢了。 当对话带有情绪因素时，也最好电话沟通。 多数人不会因办公室派对什么时候开始 而不高兴，但有些话题要敏感得多。 比如，也许有些人 会强烈反对你做出的政策决定。 在这种情况下，当然最好是面对面沟通， 但如果对方在海外或在不同的办公室， 同样可以选择电话或视频通话。 这样你能听见对方的声音并及时做出反应， 因而可以更小心地应对潜在的伤人言语 或不可控局面。 我们还在探索如何在互联网时代有效沟通。 有些人过于依赖电子邮件， 以致忘记了如何接听电话。 一些不喜欢使用新技术的人 仍坚持通过电话处理一切。…

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